Письмо-напоминание - деловое письмо, направляемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства, принятые договоренности или установленные законом нормы. Письмо-напоминание может сообщать о приближении установленных сроков, если у автора письма есть серьезные опасения об их возможном нарушении.

Как правило, к письму-напоминанию прибегают в тех случаях, когда нужно письменно зафиксировать факт нарушения обязательств или несоблюдения установленных норм и правил. Обычно письма-напоминания используются тогда, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров, личных встреч или если правилами взаимоотношений сторон предусмотрено только письменное общение. В письмах-напоминаниях встречаются следующие фразы:

Напоминаем Вам…
Напоминаем о сроках выполнения…
Вторично напоминаем Вам…
Обращаем Ваше внимание на то, что…
Считаем необходимым обратить ваше внимание на…
Ставим Вас в известность, что…

Письмо-напоминание почти всегда содержит одновременно напоминание и просьбу, например:

Напоминаем о нашем предложении поставить оборудование по производству керамической плитки http://keromag.ru/Keramicheskaya-plitka и просим в 10-дневный срок подтвердить свое согласие или отказ от приобретения данного оборудования.

Письмо-напоминание может состоять только из одного напоминания, например:

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором от 01.12.2007 № 45/34 Ваше предприятие до 01.01.2008 должно оплатить обучение слушателей курсов повышения квалификации газоэлектросварщиков в количестве четырех человек.

В тексте письма-напоминания может быть дана ссылка на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон, как в приведенном выше примере.
Если отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее, письмо-напоминание отправляется второй раз с отметкой в тексте: "Вторично напоминаем, что…" или "Напоминаем вторично, что…"
Письмо-напоминание может также содержать дополнительную информацию, разъясняющую или уточняющую позицию автора или содержащую новую информацию, неизвестную адресату.
В отдельных случаях в письме-напоминании может быть предупреждение о возможности применения определенных санкций, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например:

В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции…
В противном случае мы не несем ответственности за…
В противном случае мы оставляем за собой право… и т. п.

Письмо-напоминание предшествует письму-требованию.

Письмо-напоминание не должно содержать требований или угроз: автор письма должен тактично указать партнеру на необходимость выполнения взятых на себя обязательств или соблюдения норм, установленных законодательством. Если у вас есть причины для серьезного недовольства партнером, нужно составлять письмо-требование или письмо-претензию.

Пример текста письма-напоминания

Напоминаем, что ваша организация ООО "Кладезь" (лицевой счет № 15958) является должником по абонементной плате за пользование услугами связи. Задолженность на сентябрь 2007 г. составила 1450,36 руб.
Таганский телефонный узел просит срочно произвести оплату и сообщить об этом по телефону 3520572, факс 3523815.
При непоступлении оплаты в течение 10 дней после отправки счета в соответствии со ст. 37 Федерального закона "О связи" узел будет вынужден отключить ваши телефоны. Стоимость обратного включения одного номера составляет 576 руб. ( для хозрасчетных организаций) или 511 руб. 20 коп. (для бюджетных организаций), включая НДС.
При непогашении задолженности в течение 20 дней после отправки счета узел будет вынужден в одностороннем порядке расторгнуть договор и снять ваши телефоны.
Время работы отдела расчетов за услуги связи:
рабочие дни, кроме пятницы, - с 8.30 до 17.30,
дежурный - с 17.30 до 19.00.
Пятница - с 8.30 до 16.15,
дежурный - с 16.15 до 19.00.
Суббота, дежурный - с 8.30 до 16.00.

Напоминаем, что в соответствии с вашим заказом от 02.06.2007 № 0127/164 срок поставки насосов типа ПЭ580185 в количестве 5 штук на сумму восемь миллионов рублей истекает 01.12.2007.

Пример письма-напоминания

Общество с ограниченной ответственностью "СТРОЙ-ТАУН"
Некрасовская ул., д. 8/10, Москва, 103031
Тел.: (495) 325-91-21, факс: (495) 321-99-33
E-mail: [email protected]
ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964,
ИНН/КПП 77097033140/771002001
28.02.2007 № 02-13/56
На № _______ от ________
О выполнении условий договора
поставки от 11.12.2006 № 8/17

В соответствии с договором поставки от 11.12.2006 № 8/17 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес железобетонные изделия различного ассортимента в течение 2007 г. ежемесячно, начиная с февраля месяца, равными партиями, однако партия изделий в количестве 840 шт., предназначенная для поставки в феврале месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 28.02.2007.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку изделий, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.5 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задержки.

Генеральный директор А.Н. Кондратьев

С.С. Ковалев
315-44-98

Популярные статьи по теме: