Делопроизводство на Западе

— К сожалению, у нас в стране немного специалистов, которые могли бы развернуто ответить на этот вопрос. В основном знания об организации делопроизводства за рубежом мы получаем из научной литературы. Конечно, нужно отметить, что за рубежом (Европа, США и др.) намного дальше продвинулись в вопросах применения информационных технологий в документационном обеспечении, особенно в вопросах электронного документооборота и применения электронных документов. Это, конечно, первое самое важное отличие. ИСО еще в 2001 г. приняла стандарт по управлению документами (ISO:15489-1-2001); в Европе тоже в 2001 г. была разработана и принята спецификация «Типовые европейские требования к системам электронного документооборота» (MoReq), которые сейчас применяются уже в обновленной редакции MoReq2.

Эти факты говорят о том, что в развитых странах не представляют управление документами без применения информационных технологий. Там уже давно не делят делопроизводство на традиционное, как это еще принято у нас, и с применением информационных (компьютерных) технологий. У них любое делопроизводство основано на применении современных информационных технологий, другого просто не может быть.

Второе, что нужно отметить, это некоторые специфические подходы к управлению документами, характерные для делопроизводства Западной Европы и Соединенных Штатов, что, между прочим, нашло отражение в стандарте 15489, в разделе, устанавливающем требования к процессам управления документами. В стандарте процессы управления документами начинаются не с регистрации документов (для нас в делопроизводстве это ключевой момент), а с экспертизы и определения сроков хранения документов. Регистрация у них тоже присутствует, но она не на первом месте. По большому счету в этом противоречия нет, потому что мы тоже определяем сроки хранения документов, но у нас это, как правило, делается после исполнения документа, когда он (или копия) передается в дело на хранение.

Еще одно отличие: у нас одной из функций делопроизводства является контроль исполнения документов. Это, можно сказать, — наше национальное достояние. В том виде, как эта функция реализована у нас, наверное, этого нет нигде. В каждой стране есть своя специфика делопроизводства, поэтому можно сказать, что контроль за сроками исполнения документов — это наша специфика.