Протокол общего собрания акционеров и участников

Необходимый состав информации

Законодательство об обществах с ограниченной ответственностью практически не содержит требований к порядку оформления протокола общих собраний участников. Единственное, что закрепляет Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»(далее – ФЗ «Об ООО»), это обязанность единоличного исполнительного органа (обычно – генерального директора) организовать его ведение и последующее хранение в специальной книге протоколов общего собрания участников (далее – ОСУ). Это требование устанавливает п. 6 ст. 37 ФЗ «Об ООО».

Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – ФЗ «Об АО») содержит чуть более расширенные требования к протоколу общих собраний акционеров (далее – ОСА). Так, в п. 2 ст. 63 ФЗ «Об АО» говорится, что он должен содержать:

• место и время проведения общего собрания акционеров;
• общее количество голосов, которыми обладают акционеры – владельцы голосующих акций общества;
• количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании;
• председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

Кроме того, протокол должен содержать основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.

Данные положения закона детализированы Федеральной Комиссией по Ценным бумагам в разделе 5 постановления ФКЦБ РФ от 31.05.2002 № 17/пс «Об утверждении Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров» (далее – постановление ФКЦБ РФ). В настоящее время именно этот документ определяет основные требования к порядку оформления протоколов ОСА. Одновременно он служит базовым ориентиром и при составлении протоколов ОСУ. Это объясняется тем, что при наличии пробелов в действующем законодательстве об ООО судебные органы активно прибегают к аналогии закона и используют для ООО нормы, регулирующие деятельность акционерных обществ.

Итак, постановление ФКЦБ РФ указывает, что протокол должен содержать следующую информацию:

1. Полное фирменное наименование и место нахождения общества.

В соответствии с действующим законодательством (ст. 54 ГК РФ) каждое лицо имеет свое наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму (ООО, АО, ФГУП или др.). Коммерческие организации обязаны иметь еще и фирменное наименование. Стоит заметить, что разделение наименований на «фирменные» и «обычные» порождается достаточно искусственным делением на коммерческие и некоммерческие организации, принятым в отечественном законодательстве. Кроме того, это следствие неудачной редакции ст. 54 ГК РФ, позволяющей утверждать, что коммерческие организации могут иметь два вида наименований, одно из которых обычное. Однако главная цель фирменного наименования, или «фирмы», – это способ индивидуализации организации. Поэтому наименование хозяйственного общества, указанное в уставе и внесенное в Единый государственный реестр, является одновременно фирменным и «обычным» наименованием организации.

Чтобы избежать недоразумений и возможных ошибок, в протоколе должно быть указано полное наименование общества с соблюдением орфографии и пунктуации так, как оно указано в Свидетельстве о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Данное свидетельство выдается налоговым органом на специальном бланке за подписью и печатью ФНС при регистрации организации.

Под местом нахождения общества действующее законодательство понимает местонахождение его постоянно действующего исполнительного органа, по которому была произведена государственная регистрация общества. Общепринятым термином для его обозначения является «юридический адрес». То есть тот адрес, который указан в учредительных документах и внесен в ЕГРЮЛ. При этом собрание акционеров / участников может проводиться и по иному адресу.

2. Вид общего собрания (годовое или внеочередное). Действующее корпоративное законодательство определяет, что участники или акционеры должны собираться не реже одного раза в год для утверждения результатов работы организации. Любые иные собрания считаются внеочередными.

3. Форма проведения общего собрания (собрание или заочное голосование).

Корпоративное законодательство предусматривает возможность проведения собрания в двух формах:

• личное присутствие участников (акционеров), а также их уполномоченных представителей или
• заочный опрос мнения путем направления документов для голосования.

Стоит заметить, что заочное голосование в мелких и средних организациях встречается достаточно редко.

4. Дата проведения общего собрания.

5. Место проведения общего собрания, проведенного в форме личного присутствия. То есть тот адрес, по которому физически собирались участники (акционеры). Адрес должен быть максимально детализирован и позволять однозначно установить, где прошло собрание.

Пример 1

6. Повестка дня общего собрания.

Порядок формирования повестки дня четко зафиксирован в действующем законодательстве, и отступления от нее возможны в исключительных случаях. Это сделано для того, чтобы защитить прежде всего интересы отсутствующих акционеров (участников). Поэтому данное правило не действует в ООО, если присутствуют все участники общества.

Законодательство определяет минимальную повестку дня годовых собраний акционеров (участников) хозяйственных обществ, в остальном они полностью свободны в определении вопросов, подлежащих обсуждению.

7. Время начала и время окончания регистрации лиц, имевших право на участие в общем собрании. Сама процедура регистрации важна и необходима в крупных АО с множеством акционеров и направлена на то, чтобы установить личности присутствующих, определить их полномочия и подсчитать голоса пришедших на собрание для выявления наличия кворума.

Указание на время, предоставленное на регистрацию, служит для защиты права акционера (участника) на управление обществом и позволяет определить, насколько доступно было участие в собрании. В 90-е годы были нередки случаи, когда отдельные акционеры намерено ограничивали доступ на ОСА и сложности с регистрацией были одним из способов этого добиться. Пока одни акционеры толпились перед секретарем, все решения бывали уже приняты, а собрание закрыто. Процедуру регистрации в АО проводит счетная комиссия.

В ООО с небольшим числом участников регистрация обычно заменяется упрощенной процедурой установления личности присутствующих, проводимой организатором. В большинстве случаев она находит отражение в протоколе путем внесения в него раздела «Присутствовали:», с указанием Ф.И.О присутствующих, их статуса и количества принадлежащих им голосов. Достаточно часто в протокол ОСУ заносятся данные документов, удостоверяющих личность участников и доверенностей представителей.

Пример 2 

8. Время открытия и время закрытия общего собрания. Если решения, принятые общим собранием, и итоги голосования по ним оглашались на самом собрании, то в протоколе должно быть зафиксировано время начала подсчета голосов. Это тоже призвано защитить участников (акционеров) от злоупотреблений со стороны лиц, проводящих собрание.

9. Почтовый адрес (адреса), на который следует направлять заполненные бюллетени для голосования при проведении общего собрания в форме заочного голосования, а также при проведении общего собрания в форме личного присутствия, если голосование по вопросам, включенным в повестку дня, могло осуществляться путем направления в общество заполненных бюллетеней хотя бы одним участником / акционером. Адрес должен быть безусловно реален, позволять получать корреспонденцию. В противном случае, если акционеру (участнику) вернется письмо с бюллетенем для голосования с пометкой поч товой службы «истек срок хранения» или «адрес выбыл», результаты собрания могут быть оспорены.

10. По каждому вопросу повестки дня общего собрания необходимо указать:

• число голосов, которыми обладали лица, включенные в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании;
• число голосов, которыми обладали лица, принявшие участие в общем собрании. При этом наличие кворума определяется для каждого вопроса повестки дня отдельно. Во-первых, общее правило наличия кворума (50% + 1 голос) действует не для всех вопросов, например:
  • три четверти голосов необходимо для решения вопроса об уменьшении уставного капитала АО;
  • акции, принадлежащие членам Совета директоров или иным лицам, занимающим должности в органах управления, не участвуют в голосовании при избрании ревизионной комиссии;
  • кроме того, возможна банальная ситуация, когда некоторые участники могут покинуть собрание до его окончания и, соответственно, общее число голосов может изменяться.

  Однако если для всех вопросов, решаемых на собрании, правила определения кворума едины и никто не покидал собрания, то фиксацию наличия кворума можно сделать в протоколе собрания единожды в разделе, посвященном присутствующим лицам (а не дублировать эту информацию при рассмотрении каждого вопроса повестки дня, как это сделано в Примере 4);

• число голосов, отданных за каждый из вариантов голосования («за», «против» и «воздержался») по каждому вопросу повестки дня общего собрания, по которому имелся кворум¹;
• формулировки решений, принятых общим собранием.

11. В случае если голосование осуществляется без использования бюллетеней, к протоколу должен прилагаться список лиц, принявших участие в общем собрании (см. Пример 5). В нем для каждого вопроса повестки дня общего собрания, по которому имелся кворум, указывается вариант голосования каждого лица либо пишется, что оно не приняло участия в голосовании. Если подсчет голосов осуществляется счетной комиссией, такой список прилагается к ее протоколу.

Наличие этого списка (или бюллетеней для голосования) очень важно, поскольку действующее законодательство в целом ряде случаев ставит в зависимость возникновение у акционера / участника определенных прав от того, как он голосовал. Так, по общему правилу участник может оспаривать в судебном порядке только те решения общего собрания, по которым он голосовал «против» или не голосовал в связи с отсутствием на собрании. Один из возможных способов оформления списка и бюллетеня для голосования показан в Примерах 5 и 6.

12. Основные положения выступлений и имена выступавших лиц по каждому вопросу повестки дня общего собрания, проведенного в форме личного присутствия. Документ не требует особой детализации, но как минимум тезисы выступлений должны найти свое отражение в протоколе. Часто это выглядит примерно так: «Выступил Алексеев А.А., предложил проголосовать «за». Выступил Борисов Б.Б., возражал и предложил проголосовать «против»». Но этого мало! На самом деле необходимость внесения в протокол выступлений (а если есть их письменные тезисы, то и приобщение их к протоколу) может иметь определенные правовые последствия. Например, прояснение позиции сторон при возникновении спора между участниками / акционерами, выявление заинтересованных лиц в том или ином вопросе и т.п.

13. Подписи председателя и секретаря общего собрания.

В Обществах с ограниченной ответственностью при отсутствии Совета директоров председатель и секретарь ОСУ обычно избираются на самом собрании. Как правило, данный вопрос и является первым вопросом повестки дня. Собрание в таких случаях открывает лицо, исполняющее обязанности единоличного исполнительного органа (обычно это генеральный директор). Достаточно часто в ООО не делается и этого. Собрание проводит либо единоличный исполнительный орган, либо кто-то из участников с молчаливого согласия присутствующих.

В акционерных обществах на общих собраниях акционеров по общему правилу председательствует председатель Совета директоров (СД), а секретарь назначается решением СД.

14. Дата составления протокола общего собрания.

15. Кроме того, если общее собрание акционеров в разрешенных законом случаях проводится без счетной комиссии (в АО с числом акционеров менее 100 создание счетной комиссии не обязательно), в протоколе дополнительно должно указываться Ф.И.О. лица, производящего подсчет голосов.

Вариации на заданную тему

Как мы видим, постановление ФКЦБ РФ оставляет на откуп организаций порядок и последовательность расстановки реквизитов и информации. Например, не сказано:

• что должно быть раньше – форма или место проведения собрания;
• указывать выступавших по каждому вопросу или в начале протокола дать перечень Ф.И.О. всех выступавших с указанием, по каким вопросам повестки дня они говорили (поэтому на практике встречаются протоколы собраний с обоими вариантами оформления);
• возможно ли изготовление дополнительных оригиналов Протокола? ФЗ «Об АО» говорит о необходимости составления двух оригиналов документа (п. 1 ст. 68), а ФЗ «Об ООО» – об одном. На практике в АО их обычно подписывают три (один – генеральному директору, второй – Совету директоров, третий – в документах ОСА), а в ООО, как правило, два (один – генеральному директору, второй – в документах ОСУ). Хотя в небольших по количеству участников обществах встречается и вариант, когда протоколы изготавливаются по числу участников, причем в этом случае документы подписываются самими участниками, а не председателем и секретарем собрания.

Стоит обратить внимание и еще на один момент. Поскольку оспаривание решений ОСА / ОСУ возможно только при наличии существенных нарушений, серьезно затрагивающих права участников, достаточно часто в небольших и средних организациях допускают отступления от формальных требований и составляют протокол без соблюдения некоторых из них. Например, достаточно часто в начале протокола указывается общее число голосов лиц, участвующих в ОСА, без определения кворума по каждому из вопросов. В отношении подобного подхода к оформлению итогового документа ОСА хотелось бы отметить только одно: определение серьезности нарушения действующего законодательства – это прерогатива суда, и невозможно заранее предсказать, какое отступление от процедуры он найдет существенным, а какое нет. Поэтому протокол необходимо оформлять с максимальным вниманием к деталям и требованиям нормативно-правовых актов.

Протоколы общих собраний акционеров / участников – это разновидность протоколов, на которые автоматически распространяются правила оформления организационно-распорядительных документов. Но наказания за нарушение таких правил нет! При этом важно понимать, что данные правила – не более чем ориентиры, сформированные благодаря многолетнему положительному опыту работы институтов советской системы управления. Отказ от этого опыта, так же, как и отказ от здравого смысла, приводит к тому, что на удивление часто встречаются документы, шокирующие своей «делопроизводственной безграмотностью» и неуважением к правилам русского языка. Поэтому повторимся: при составлении протоколов необходимо не только учитывать прямые указания закона, но и представлять, какие факты благодаря каким реквизитам протокола можно доказать.

В Примере 4 мы демонстрируем образец протокола годового общего собрания акционеров, который учитывает классические правила оформления реквизитов протокола и одновременно – требования корпоративного законодательства, отдавая приоритет последним.

Теперь прокомментируем отдельные особенности оформления, которые вообще не регулируются действующим законодательством, а потому требуют отдельных пояснений.

Например, стоит остановиться на проставлении печати на протоколах ОСА / ОСУ. Ни ФЗ «Об ООО», ни ФЗ «Об АО», ни постановление ФКЦБ РФ не содержат подобного требования. В этих документах речь идет только о подписях председателя и секретаря собрания. Законодатель вообще редко напрямую требует наличия печати на актах и документах хозяйственного общества, причем случаи эти в большинстве своем относятся к сфере налогового регулирования и бухгалтерского учета.

Поэтому можно часто услышать вопрос: чья печать ставится на решениях единственного участника / акционера, если он тоже является юридическим лицом – печать участника или самого общества? Ответ на этот вопрос однозначен: если вы ставите печать, то это должна быть печать самого общества, поскольку это именно его документ. В ряде случаев можно услышать советы ставить две печати (это на всякий случай, чтобы все-все были довольны). Можно и так, поскольку, повторюсь, закон обходит стороной вопрос о печати вообще.

Что касается вопроса, «можно ли ее вообще не ставить?», то ответ на него не так однозначен. Отсутствие печати приводит к множеству небольших проблем, таких, как отказ нотариуса заверить подобное решение или необходимость объясняться с клерками в банке, а также другим таким же мелким, но непредвиденным обстоятельствам. Поэтому печать проще поставить, чем объяснять, почему она отсутствует на протоколе.

Обращаем внимание, что на протоколе могут быть две даты. Ведь дата проведения собрания может не совпасть с датой оформления протокола.

Если собрание проводилось в течение нескольких дней, то указывается период, например, «04.04.2011 – 05.04.2011» или «04 – 05.04.2011». А дата составления протокола показывает, когда данный документ был оформлен и подписан полномочными лицами. Это особенно актуально для АО, поскольку обработка бюллетеней и подсчет голосов может занимать достаточно продолжительное время.

В заголовок протокола общего собрания акционеров / учредителей сложно включить обобщенное указание на состав принятых решений. Обычно на таких собраниях рассматриваются разные вопросы. Поэтому, как правило, в заголовке отражают только вид собрания, например, протокол «Годового общего собрания акционеров».

Правила оформления организационно-распорядительных документов предписывают отражать ход обсуждения по следующей схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (или РЕШИЛИ). В сокращенном варианте из этой цепочки удаляют звено «ВЫСТУПИЛИ».

Вопросы повестки дня нумеруются. И по каждому вопросу может быть принято одно или несколько решений. Например, если по вопросу № 2 было принято три решения, то им присваивают номера 2.1, 2.2 и 2.3 (см. Пример 3).

На практике часто встречаются документы, в которых эти ключевые слова и нумерация решений отсутствуют. В тексте таких протоколов сложнее ориентироваться, хотя юридическая сила документа от этого не страдает.

И последнее, на что хотелось бы обратить ваше внимание. Результаты голосования по каждому принятому решению в протоколе обычно пишутся простым текстом (как в Примере 3). Но в Примере 4 мы решили показать вам возможность использования для этих целей таблицы. Такой вариант нам показался более удобным.

Пример 3

Отдельно хотелось бы напомнить о том, что в 2009 году была введена административная ответственность за нарушения корпоративного права при созыве, проведении и оформлении итогов проведения общих собраний. В частности, ст. 15.23.1 КоАП РФ устанавливает, что за нарушение председателем или секретарем общего собрания требований к содержанию, форме или сроку составления протокола общего собрания, а равно уклонение указанных лиц от подписания данного протокола влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 000 до 2 000 рублей; на должностных лиц – от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок до 6 месяцев. Санкции достаточно жесткие, что указывает на высокую значимость, которую придает законодатель деятельности по составлению протокола.

Статья 63 ФЗ «Об АО» предписывает составлять протокол общего собрания акционеров «не позднее трех рабочих дней после закрытия общего собрания акционеров в двух экземплярах», «оба экземпляра подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров». В ООО следует действовать аналогично.

Пример 4

Пример 5

Пример 6

1 При кумулятивном голосовании используется другой способ распределения и подсчета голосов, который наглядно продемонстрирован в образце бюллетеня для голосования из Примера 6.