28 октября 2020 г. Среда | Время МСК: 08:39:02
Карта сайта
 
Статьи
Как команде строитьсяРаботодатели вживляют чипы сотрудникамAgile в личной жизниСети набираются опта
«Магнит» хочет стать крупным дистрибутором
Задачи тревел-менеджера… под силу роботу?8 основных маркетинговых трендов, которые будут главенствовать в 2017 году
Статья является переводом одноименной статьи, написанной автором Дипом Пателем для известного англоязычного журнала «Entrepreneur»
Нужно стараться делать шедевры
О том, почему для девелопера жилец первичен, а дом вторичен

Какие документы требует гострудинспекция



добавлено: 26-01-2004
просмотров: 70556
Государственный инспектор по труду может прийти в любую организацию, независимо от ее численности и специфики деятельности, в любое время суток, без уведомления и потребовать предъявить ему более 30 различных документов, предусмотренных трудовым законодательством. Быть готовым к этому визиту вам поможет публикуемый материал.

Локальные нормативные акты, связанные с управлением персоналом.

Локальные нормативные акты нужны для того, чтобы адаптировать трудовое законодательство к особенностям конкретной организации. Они разрабатываются непосредственно в организации, касаются в целом трудового коллектива и необходимы для последующей индивидуальной работы с каждым сотрудником*.

* Подробнее о значимости и составе локальных нормативных актов
см. материал в № 18 "КП ДИРЕКТОРУ" за 2003 г. на с. 88 - 90 - прим. ред.

Сегодня часто можно услышать мнение о том, что незачем принимать локальные нормативные акты - можно открыть Трудовой кодекс РФ (далее - ТК РФ) и работать по нему. Но сам ТК РФ требует, чтобы такие документы были в каждой организации. Даже если у вас очень маленькая фирма, состоящая всего из трех человек, и вам не нужен, скажем, график отпусков, все равно лучше его составить, положить в сейф и спокойно работать дальше. Иначе, если при проверке государственный инспектор по труду (далее - инспектор) Государственной инспекции труда (далее - Гострудинспекция) не обнаружит этого документа в наличии, штрафных санкций не миновать.

Напоминаем, что ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение трудового законодательства в виде штрафа, налагаемого на должностных лиц, в размере от 5 до 50 МРОТ (точную сумму установит государственный инспектор по труду в зависимости от тяжести вашего проступка), а при повторном нарушении - дисквалификация (т.е. лишение физического лица права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления организации, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению организацией, а также управлять организацией) на срок от одного года до трех лет.

Предусмотренные ТК РФ и обязательные для всех организаций

К числу таких документов относятся:

  • штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189 и 190 ТК РФ);
  • документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности работников в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Штатное расписание **

Принять сотрудника по трудовому договору, будь это для него основное место работы или работа по совместительству, можно только на предусмотренную штатным расписанием должность и в указанное в нем структурное подразделение организации.

Штатное расписание составляется на конкретную дату, утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации; по мере необходимости в него могут вноситься изменения (также приказом). Для этих целей используется форма № Т-3 Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 (далее - Альбом). Сразу оговоримся, что данный нормативный акт носит рекомендательный характер, и оштрафовать за не использование собранных в Альбоме форм организацию не могут. Однако все же лучше применять унифицированные формы, ведь гораздо проще взять готовый шаблон, чем разрабатывать собственный, соответствующий всем нормативным требованиям.

Следует помнить, что унифицированные формы нельзя сокращать (все реквизиты форм должны оставаться без изменений), но в них можно вносить дополнения. Если какой то раздел унифицированной формы вам не нужен (например, в вашей организации нет такого понятия, как "надбавка"), соответствующая колонка формы может быть сужена и просто не заполняется.

Как показывают результаты последних проверок Рострудинспекции, наибольшее количество недочетов выявляется при заполнении графы "оклад" штатного расписания. При заполнении данной графы предприниматели часто допускают ошибки, указывая диапазон значений, например, 3 - 5 000 руб. Понятно, что два человека, занимающие одинаковые должности в одной организации, могут работать по-разному и получать разную зарплату. Для отражения таких особенностей в штатном расписании существует специальная графа "надбавки".

График отпусков **

** Подробнее о штатном расписании, графике отпусков и их формах
см. в № 23 "КП ДИРЕКТОРУ" за 2003 г. на с. 62 - 65 - прим. ред.

В последнее время, в связи с заявлениями Президента РФ и министра труда РФ о том, что люди должны ежегодно отдыхать, графики отпусков и соблюдение порядка выплаты отпускных проверяются инспекторами Гострудинспекции особенно тщательно. Первая половина декабря - как раз самое время, чтобы заняться разработкой графика отпусков на 2004 год, поскольку последний срок его утверждения - 18 декабря.

График отпусков (форма № Т-7 Альбома) заверяется подписью руководителя (проставляется непосредственно на документе). Специальный приказ об утверждении графика отпусков руководителем не издается.

Составленный не позднее, чем за две недели до наступления нового года, график отпусков будет заполняться в течение всего следующего года. В частности, в него будут вноситься сведения о фактически использованных отпусках, а также информация о переносе отпусков. График отпусков необходимо составлять и в том случае, если на предприятии принят коллективный отпуск.

При составлении графика иногда допускаются ошибки, связанные с тем, что не учитываются пожелания беременных женщин, совместителей, несовершеннолетних, ветеранов и иных льготных категорий граждан. Мнения указанных сотрудников должны учитываться в первую очередь. Только после этого определяются сроки ухода в отпуск оставшихся работников в соответствии с производственной необходимостью организации, а также с учетом социальной справедливости (в том числе и с учетом того, когда работник был в отпуске в прошлом году).

ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА***

*** Подробнее о Правилах внутреннего распорядка, а также их примерную форму
см. в № 21 "КП ДИРЕКТОРУ" за 2003 г. на с. 86 - 92 - прим. ред.

Правила внутреннего трудового распорядка (унифицированной формы нет), также как и график отпусков, утверждаются подписью руководителя организации в правом верхнем углу титульного листа и не требуют издания специального приказа.

Правила внутреннего трудового распорядка стоит вывесить на доску объявлений, чтобы с ним мог ознакомиться каждый сотрудник. Естественно, что составленный вами документ не должен противоречить ТК РФ и ухудшать положение работников по сравнению с действующим трудовым законодательством. Так, ошибочно вносить в Правила следующие записи: работник, принятый на работу с испытательным сроком, не получает надбавки; работник может делить свой отпуск на две части и т.п.

ДОКУМЕНТЫ, УСТАНАВЛИВАЮЩИЕ ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ

Эти документы - новшество ТК РФ. Если в прошлом году за отсутствие таких локальных нормативных актов еще не наказывали, то в текущем году уже были прецеденты.

Поскольку ТК РФ говорит о документах, устанавливающих порядок обработки персональных данных во множественном числе, то таких документов должно быть как минимум два - Положение о защите персональных данных работников**** (утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации) и Обязательство о неразглашении персональных данных работников (подписывается теми, кто имеет доступ к таким данным (сотрудниками отдела кадров, бухгалтерии, службы охраны и др.).

**** Подробнее о Положении
см. в № 23 "КП ДИРЕКТОРУ" за 2003 г. на с. 63 - прим. ред.

Проверив наличие документов по защите персональных данных работников, государственный инспектор по труду поинтересуется, как в организации собираются данные о работниках (насколько законно). По общему правилу всю информацию о работнике можно узнать только у него самого. Если приходится обращаться в другие организации, даже для того, чтобы просто поинтересоваться, работал ли там человек, не говоря уже о получении о нем каких-то оценочных данных, необходимо получить письменное согласие работника.

В связи с этим кадровики идут на хитрость. При поступлении на работу работник заполняет анкету, содержащую пункт следующего содержания: "не возражаю против получения данных обо мне в...", а затем сам вписывает те организации, в которые работодатель может обратиться за получением сведений о нем. Иногда в анкете указывается отдельной строчкой: "Не возражаю против проверки представленных данных".

Будьте очень осторожны, если у вас спрашивают персональные сведения о работнике, который когда-то у вас работал. Уже имеются случаи, когда работники подают в суд за разглашение их персональных данных. Ни в коем случае нельзя давать подобную информацию по телефону. Обязательно попросите заявление о передаче данных о работнике от самого работника или запрос от работодателя с приложением письменного согласия работника. Если персональные данные о работнике требуют сотрудники милиции или других контролирующих организаций попросите письменный запрос, а если они пришли к вам лично - служебное удостоверение и приказ, где указаны цели сбора подобной информации.

КОЛЛЕКТИВНЫЙ ДОГОВОР*

* Подробнее о коллективном договоре
см. материал в № 21 "КП ДИРЕКТОРУ" за 2003 г. на с. 85 - 86 - прим. ред.

Этот локальный нормативный акт следует отметить особо. Дело в том, что сегодня у работодателя нет обязанности подписывать коллективный договор, одобренный собранием трудового коллектива. Поэтому если в ходе переговоров работодатель и работники не выработали приемлемый для обеих сторон вариант документа, коллективный договор не может быть подписан.

Однако, несмотря на это, инспекторы Гострудинспекции при проверках требуют показать им коллективный договор. Так что его лучше все-таки иметь на руках.

Предусмотренные ТК РФ и обязательные с учетом специфики организации.

Такими локальным нормативным актам являются акты, которые должны разрабатываться в отдельных организациях с учетом специфики их условий труда, режима работы и систем оплаты труда. К таким документам относится, например, Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ). Этот локальный нормативный акт нужен, чтобы пояснить, почему люди, имеющие одинаковую должность, получают разную зарплату. Если на предприятии люди с одинаковой должностью, получают равную зарплату, достаточно штатного расписания.

В некоторых организациях с учетом их специфики могут быть приняты: Положение о стимулирующих выплатах (премировании надбавках, доплатах и т.п.) (ст. 144 ТК РФ), График сменности (ст. 103 ТК РФ), Нормы труда (ст. 162 ТК РФ) и другие локальные нормативные акты.

Ознакомление

В соответствии со ст. 68 ТК РФ, работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации локальными нормативными актами под расписку. Исключением является только штатное расписание. Работник вправе потребовать лишь выписку из расписания о том, сколько получают работники, занимающие должность, аналогичную его собственной должности.

Если у вас организация небольшая и движение кадров невелико, то подпись работника, подтверждающая его ознакомление с документами, может быть проставлена на обороте документа или на отдельном листе, подшитом к документу. Если такой вариант вас не устраивает, можно завести отдельную книгу ознакомления с локальными нормативными актами. Возможен и третий вариант. В трудовом договоре вводится отдельный пункт об ознакомлении сотрудника с локальными нормативными актами, принятыми в организации. При этом нельзя ограничиться фразой: "с локальными нормативными актами ознакомлен", обязательно нужно перечислять, конкретно с какими документами работник ознакомлен.

Не предусмотренные ТК РФ и предназначенные для управления персоналом и кадровым делопроизводством.

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами, в организации могут быть приняты и другие документы, содержащие нормы трудового права и необходимые для регламентации работы организации, - Положение о персонале, Положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников организации, Положение о повышении квалификации, Положение об аттестации работников и другие.

Рассмотрим для примера Положение об аттестации. Действующим законодательством обязательность проведения аттестации установлена только для госслужащих и работников бюджетных организаций. Руководители коммерческих организаций сами решают, проводить им аттестацию своих сотрудников или нет. В Положении об аттестации, которое утверждается руководителем организации, следует прописать цели аттестации, порядок формирования аттестационной комиссии и составления графика аттестации, процедуру обсуждения и оформления результатов аттестации, критерии оценки и др.

По результатам аттестации работник может быть повышен или понижен в должности, может быть изменен размер надбавки к его заработной плате и т.п. Увольнять сотрудников коммерческих фирм по итогам аттестации нельзя. Если вы хотите расстаться с работником, качество работы которого вас не удовлетворяет и который не прошел аттестацию, то такому работнику можно предложить уволиться по собственному желанию или "подвести" его под увольнение по п. 5 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работников без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное наказание), соблюдая при этом все процедурные моменты.

Документы по кадровым функциям

Документация по кадровым функциям (документация по личному составу) всегда "привязана" к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т.п. Такими документами являются основания к приказам и приказы по личному составу, первичные учетные документы, личные документы граждан, информационно-справочные документы. Рассмотрим, что они собой представляют.

Основания к приказам по личному составу

Основаниями для издания приказов являются трудовой договор, изменение к трудовому договору, график отпусков, заявление работника, представление руководителя структурного подразделения, акт о нарушении трудовой дисциплины, служебное задание, служебная записка и другие документы.

Трудовой договор должен содержать все существенные условия, указанные в ст. 57 ТК РФ, а кроме того, как управленческий документ иметь дату составления, порядковый номер и быть зарегистрированным.

В соответствии с под. "д" ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Росархива 06.10.2000 (далее - Перечень), журнал регистрации трудовых договоров должен храниться 75 лет. Такой же срок установлен и для хранения самих трудовых договоров.

Отсутствие трудового договора у работника, принятого на работу после 01.02.2002 (дата вступления в силу ТК РФ), является самым серьезным нарушением трудового законодательства.

Приказы по личному составу

К приказам по личному составу относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении действия трудового договора, командировании работников, поощрении работника, вынесении взысканий, изменении анкетно-биографических данных и другие. Большинство из перечисленных приказов (кроме последних двух) имеют унифицированные формы, содержащиеся в Альбоме.

В соответствии с подп. "б" ст. 6 Перечня, приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, о дежурствах, командировках внутри страны, вынесении взысканий хранятся в течение пяти лет. Остальные приказы по личному составу должны храниться 75 лет.

Приказы обязательно нумеруются. Обычно для приказов по личному составу применяют буквенно-цифровую нумерацию: например, 1-к, 2-к... или 1к, 2к... или 1л/с, 2л/с... и т.п. Можно использовать только цифровую индексацию, например 1/1, 2/1... (кадровые приказы со сроком хранения 75 лет), 1/2, 2/2.. (кадровые приказы со сроком хранения 5 лет).

Приказы по личному составу должны подшиваться раздельно по срокам хранения в две папки и регистрироваться в книгах регистрации приказов (их также должно быть две - для приказов с разными сроками хранения).

Первичные учетные документы

Основным первичным учетным документом является личная карточка (форма № Т-2 Альбома). Карточка заполняется на каждого сотрудника организации после издания приказа о приеме на работу и затем дополняется в процессе трудовой деятельности работника.

Часто выявляемой в ходе проверок Гострудинспекции ошибкой при оформлении карточки является незаполнение предусмотренных в форме № Т-2 зон кодирования информации в соответствии с общероссийскими классификаторами. Между тем эти зоны должны быть заполнены обязательно.

Храниться личные карточки должны 75 лет (ст. 339 Перечня).

В организации может быть принято ведение личных дел некоторых работников. Перечень категорий таких работников (как правило, это руководители, специалисты, материально ответственные работники), состав документов их личных дел, система хранения этих документов устанавливается в каждой организации самостоятельно. (Общегосударственными нормативами регламентирован порядок работы с личными делами государственных и муниципальных служащих).

Личные документы граждан

Перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, обязано предъявить приводится в ст. 65 ТК РФ. К числу таких документов относится трудовая книжка. Работодатель (за исключение работодателей - физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации более пяти дней, если эта работа является для работника основной.

Порядок оформления, ведения и выдачи трудовых книжек регламентируются Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках"* и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек"**.

* См. текст документа в № 15 "КП ДИРЕКТОРУ" за 2003 г. на с. 23 - 28 - прим. ред.
** См. текст документа на с. ???? - прим. ред.

Информационно-справочные документы

К числу таких документов относятся письма, акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, протоколы заседаний квалификационных и аттестационных комиссий и др.

В заключение отметим, что с 01.07.2003 вступил в силу ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). Этот ГОСТ может применяться при оформлении реквизитов приказов, распоряжений, писем, протоколов, справок, инструкций, записок, заявлений, доверенностей, представлений и других документов.

Группа компаний "ИПП"
Группа компаний Институт проблем предпринимательства
ЧОУ "ИПП" входит
в Группу компаний
"Институт проблем предпринимательства"
Контакты
ЧОУ "Институт проблем предпринимательства"
191119, Санкт-Петербург,
ул. Марата, д. 92
Тел.: (812) 703-40-88,
тел.: (812) 703-40-89
эл. почта: info@ippnou.ru
Сайт: https://www.ippnou.ru


Поиск
Карта сайта | Контакты | Календарный план | Обратная связь
© 2001-2020, ЧОУ "ИПП" - курсы МСФО, семинары, мастер-классы
При цитировании ссылка на сайт ЧОУ "ИПП" обязательна.
Кузьмина Ксения Алексеевна,
генеральный директор ЧОУ «ИПП».
Страница сгенерирована за: 0.342 сек.
Яндекс.Метрика