График отпусков – 2010: последние штрихи

Проверяем документ

График отпусков на 2010 год, как следует из статьи 123 Трудового кодекса, должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2009 года. Поскольку до принятия этого документа остались считанные дни, давайте остановимся на тех моментах, которые должны быть в обязательном порядке учтены при его составлении*.

Во-первых, в графике должны быть отражены не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные (например, за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, за особый характер работы, за ненормированный рабочий день). При исчислении общей продолжительности дополнительные отпуска суммируются с основным (ст. 120 ТК РФ).

Во-вторых, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска не должна быть меньше установленной законодательством. Следует помнить, что отдельным категориям работников полагаются основные оплачиваемые отпуска удлиненные, то есть более 28 календарных дней (например, несовершеннолетним – 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ); инвалидам – не менее 30 календарных дней**).

В-третьих, при разделении отпуска на части хотя бы одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Кроме того, следует обратить внимание на то, чтобы отпуск был запланирован в пределах рабочего года, за который он предоставляется.

Пример

Алексей К. работает в ЗАО «Техномир» со 2 марта 2008 года. В 2009 году он дважды брал отпуск за свой счет: с 1 по 21 апреля 2009 года (21 календарный день) и с 1 по 10 июня 2009 года (10 календарных дней). В результате рабочий год, за который предоставляется отпуск, у него сместился на 17 календарных дней (14 дней согласно ст. 121 ТК РФ включаются в стаж, дающий право на отпуск, 17 – исключаются). Таким образом, при составлении графика на 2010 год очередной отпуск Алексею К. должен быть запланирован не ранее чем с 19 марта 2010 года.

Учитываем желание работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время

При разработке графика отпусков на предстоящий год следует помнить, что отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных федеральными законами, отпуск предоставляется в удобное для них время. К ним относятся, в частности, работники, перечисленные в таблице на стр. 52.

Категории работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время

Прежде чем заполнить в графике отпусков*** графу № 6, рекомендуем среди работников льготной категории провести письменный опрос. В случае, если право на отпуск в удобное для работника время зависит от определенного события (например, у совместителя – от предоставления отпуска по основной работе, у супруги военнослужащего – от даты предоставления отпуска супругу), целесообразно заручиться документом, подтверждающим право на отпуск именно с той даты, о которой он заявляет. Например, справкой с основного места работы (для внешнего совместителя) или с места службы супруга (для супруги военнослужащего).

Учитываем отпуска, не использованные за предыдущие годы

Проблема неотгуленных отпусков существует почти в каждой организации. Это связано с тем, что соблюсти полностью график отпусков в течение календарного года, как правило, не представляется возможным. На практике отпуск (или его часть) нередко переносится на другой срок в связи с болезнью работника (ст. 124 ТК РФ). Или по инициативе работодателя (например, когда предоставление отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации) (ст. 124 ТК РФ). Но вне зависимости от количества таких отпусков, их продолжительности и причин, по которым отпуск не был полностью использован, право на них у работника сохраняется. Поэтому чтобы не накапливать отпуска (тем более, что их непредоставление в течение двух лет подряд запрещается), неиспользованные за прошлое время отпуска следует также включать в график на очередной календарный год. Как отразить неотгуленные отпуска в графике, см. на стр. 56.

Знакомим работников с графиком отпусков

Трудовой кодекс не предусматривает ознакомление работников с графиком отпусков. По закону (ст. 123 ТК РФ) о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала****. Однако чтобы работники могли заранее спланировать отпуска в установленные графиком сроки, целесообразно ознакомить их с указанным документом заранее*****. Это можно сделать с помощью прилагаемого к графику отпусков листа ознакомления. Либо зафиксировать факт ознакомления работника с датой начала отпуска в самом графике. Образец приказа о внесении в унифицированную форму № Т-7 дополнительной графы для ознакомления работников см. на стр. 54.

Ответственность за неисполнение графика отпусков или его отсутствие

Как следует из статьи 123 Трудового кодекса, график отпусков является нормативным актом, который должен быть у каждого работодателя в обязательном порядке. Кроме того, исполнение этого документа является обязательным как для работодателя, так и для работников. Однако как показал опрос на сайте www.kdelo.ru******, во многих организациях такой документ имеется, но носит формальный характер: фактически отпуска предоставляются по заявлениям сотрудников. А у некоторых работодателей график отпусков вообще отсутствует. Это является прямым нарушением вышеназванной нормы Трудового кодекса. Обращаем ваше внимание, что за отсутствие графика отпусков или его неисполнение должностным лицам грозит штраф на сумму от 1000 до 5000 рублей, а организациям – от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Комментарий кадровика

Галия ИЗМАЛКОВА,
начальник отдела кадров ООО «Рисар» (Республика Татарстан, г. Казань):

– По закону (ст. 122, 124 ТК РФ) отпуск должен предоставляться ежегодно, а перенос на следующий год допускается только в исключительных случаях. В то же время на практике нередки случаи, когда сотруднику приходится оформлять отпуска сразу за несколько лет. Возникает вопрос: в каком порядке должны быть отражены периоды, за которые предоставляются отпуска, и сколько приказов нужно издавать? Отвечаю. Последовательность предоставления отпусков целесообразно указывать в хронологическом порядке, так, как это отражено в графике. Сначала выбрать все отпуска за предыдущие годы, затем предоставить отпуск за текущий год. Оформить все отпуска можно отдельными приказами (по унифицированным формам № Т-6 и № Т-6а) либо одним приказом. Но чтобы оформить отпуска за несколько лет одним приказом, следует иметь в виду, что форму № Т-6 нужно дополнить соответствующими графами. Постановление Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 разрешает это делать. Вносимые в унифицированную форму изменения должны быть оформлены организационно-распорядительным документом (например, приказом работодателя).