24 мая 2022 г. Вторник | Время МСК: 03:20:01
Карта сайта
 
Статьи
Как команде строитьсяРаботодатели вживляют чипы сотрудникамAgile в личной жизниСети набираются опта
«Магнит» хочет стать крупным дистрибутором
Задачи тревел-менеджера… под силу роботу?8 основных маркетинговых трендов, которые будут главенствовать в 2017 году
Статья является переводом одноименной статьи, написанной автором Дипом Пателем для известного англоязычного журнала «Entrepreneur»
Нужно стараться делать шедевры
О том, почему для девелопера жилец первичен, а дом вторичен

Кадровое делопроизводство: быстро, удобно, просто




Источник: КАДРОВИК.РУ
добавлено: 15-06-2011
просмотров: 7636
Хотя задачи и функции кадрового делопроизводства универсальны, в каждой конкретной отрасли и компании они выполняются специфичным образом. Современный кадровик должен быть юридически грамотным, чтобы профессионально заниматься делопроизводством организации. К сожалению, по поводу некоторых статей ТК РФ у специалистов возникают споры, что создает определенные трудности в процессе их применения. Кроме того, зачастую на практике ведение кадрового учета поручается не специалистам по кадрам, а другим сотрудникам (секретарям, бухгалтерам, менеджерам), не вполне сведущим в трудовом праве.

В кадровых документах фиксируются юридически значимые факты, необходимые для соблюдения прав и обязанностей обеих сторон трудовых отношений. От них зависит обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством гражданам РФ. На основании этих документов начисляются заработная плата, премии, пособия и прочие выплаты, влияющие на затраты организации и уменьшающие налогооблагаемую базу. Таким образом, ведение кадрового делопроизводства позволяет документально оформить трудовые отношения у конкретного работодателя, регламентировать взаимоотношения сторон трудового договора, соблюдая «баланс интересов», разрешить конфликтные ситуации. При возникновении трудовых споров работодателю зачастую удается отстоять свою позицию с помощью кад­ровых документов, представленных в качестве доказательств. Именно в его интересах – своевременное и корректное оформление документации. Проверить ее наличие и качество ведения можно в ходе внутреннего аудита. Но как сделать его максимально быстрым и продуктивным?

Именно отсутствие программных продуктов, в полной мере решающих задачи кадрового учета, и привело нас как созданию системы управления кадровой документацией «Кадр.ИН»

Кадровое делопроизводство на многих предприятиях можно сравнить с лоскутным одеялом: приказы набираются в Word, кадровый учет ведется в Excel, зарплата считается в «1С». Однако лучшего результата позволяет добиться целостная система, в которой согласованно работают все ее элементы. Преимущества специализированных программ очевидны: они делают процесс кадрового учета менее трудоемким, систематизируют персональные данные сотрудников, обеспечивают быстрый доступ к информации по личному составу. Все это необходимо и для эффективного внутреннего аудита.

Сейчас на рынке представлены различные программные продукты, предназначенные для управления персоналом. Их можно разбить на 4 группы – в зависимости от решаемых ими задач:

  • кадрового учета;
  • расчета и начисления заработной платы;
  • профориентации и подбора персонала;
  • аналитики, стратегического планирования, выявления тенденций развития.
Для заполнения штатного расписания в «Кадр.ИН» используется информация из локальных нормативных актов организации

Первая группа – это в основном небольшие программы, позволяющие, как правило, вести личные карточки и оформлять некоторые типовые приказы. Цена их невысока, но нередко они разрабатываются без анализа процессов работы кадровой службы и не соответствуют практике. Ко второй группе можно отнести многие бухгалтерские системы. Некоторые из них дают возможность вести личные карточки сотрудников и создавать небольшой набор кадровых документов, но весь процесс рассматривается с позиции бухгалтерского учета и не избавляет кадровика от «бумажной» рутины. В третью группу входят специализированные программы для анкетирования и тестирования кандидатов, не имеющие непосредственного отношения к кадровому учету. Четвертая группа – это крупные и дорогие управленческие системы, нацеленные на анализ эффективности, управление филиалами, рекрутингом, корпоративной отчетностью, долгосрочным развитием. Нередко они требуют длительного внедрения и поддержки отделом АСУП. Кроме того, эти системы ориентированы на широкие управленческие возможности, и ежедневной работе отдела кадров в них уделяется меньше внимания.

Именно отсутствие программных продуктов, в полной мере решающих задачи кадрового учета, и привело нас как созданию системы управления кадровой документацией «Кадр.ИН». Этот программный продукт обладает широкой функциональностью:

  • формирование единой базы всех кад ровых документов по сотрудникам;
  • сохранение истории любых изменений в данных о структурных подразделениях и личных карточках;
  • подробный учет отпускных периодов;
  • автоматизированное заполнение печатных форм документов по однократно введенным данным;
  • более 100 видов документов в типовой конфигурации;
  • соблюдение законодательных норм при проведении кадровых процедур;
  • формирование как стандартных форм отчетов, так и отчетов по выбранным пользователем данным;
  • возможность расширения и гибкой настройки состава печатных форм документов, использование не только форм документов, утвержденных Госкомстатом, но и неунифицированных форм;
  • легкость обучения при широких функциональных возможностях.

Система позволяет оптимизировать процесс кадрового учета и создания документации. Она упростит и усовершенствует работу отдела кадров, а работодателю даст уверенность в том, что документы оформляются должным образом, а значит, любую проверку можно встретить достойно.

Ничто не мешает вносить в систему сведения о физических лицах, не работающих в данный момент (например, кандидатах на вакансию или исполнителях по договорам гражданско-правового характера)

Основные блоки системы

Штатное расписание – один из обязательных локальных нормативных актов. В «Кадр.ИН» это не просто документ, содержащий информацию о штатных единицах, но и набор сведений о юридическом лице, об организации труда, трудовых функциях, требованиях по должности и ведении документов, необходимый в дальнейшем для заключения, например, трудового договора. Кроме того, в любой момент можно увидеть, кем заняты конкретные штатные единицы. Для заполнения штатного расписания в «Кадр.ИН» используется информация из локальных нормативных актов организации. Например, из правил внутреннего трудового распорядка следует взять сведения о режиме работы или графиках сменности, из положения об оплате труда – размер оклада и надбавок, если они предусмотрены для конкретной должности.

Сведения же о самих сотрудниках представлены личными делами и личными карточками. В личном деле отражаются персональные данные и документы, не связанные с выполнением конкретных должностных обязанностей: справки, аттестации, награждения, в то время как в личной карточке накапливается информация о переводах, отпусках, командировках, временной нетрудоспособности и других кадровых процедурах, имеющих отношение к работающим и уволенным сотрудникам. Следовательно, если сотрудник устроен по внутреннему совместительству, у него будет одно личное дело и две личных карточки. Благодаря такому разделению информации ничто не мешает вносить в систему сведения о физических лицах, не работающих в данный момент (например, кандидатах на вакансию или исполнителях по договорам гражданско-правового характера).

Вся оформленная кадровая документация хранится в реестре документов. «Кадр.ИН» позволяет с легкость создавать документы, т.к. сведения для них уже хранятся в системе. Любые внесенные в нее данные могут использоваться в дальнейшем, поэтому время на заполнение документов заметно сокращается

Основная идея создания и внедрения специализированной программы – уменьшить трудоемкость процесса формирования кадровых документов, систематизировать персональные данные сотрудников, обеспечить быстроту доступа к информации по личному составу, что как раз и необходимо для качественного и быстрого внутреннего аудита

Функциональные возможности системы

Представить, каким образом в системе создаются документы и ведутся расчеты, удобно на примере предоставления отпуска по уходу за ребенком до 3 лет. В соответствии со ст. 121 ТК РФ период отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. И подобные ситуации порой вызывают у кадровиков затруднения.

В «Кадр.ИН» все кадровые процедуры, связанные с отпусками, начинаются с расчета отпускного периода из раздела «Отпуск» личной карточки (рис. 1). Убедившись, что отпускной период рассчитан, или рассчитав его в случае необходимости (сделать это можно, нажав всего лишь одну кнопку), можно приступать к оформлению приказа на отпуск по беременности и родам. Приказы для всех видов отпусков создаются в этом же разделе личной карточки. Поскольку все данные о сотруднице уже хранятся в базе данных, в диалоговой форме приказа остается только указать начало и окончание отпуска, основание и причину. Этих сведений достаточно, чтобы система заполнила и распечатала документ.

Затем можно приступать к оформлению приказа на отпуск по уходу за ребенком до 3 лет, например с 24.07.2004 по 27.04.2007. Этот процесс не сложнее предыдущего, и уже через пару минут готовый документ можно отдавать на подпись. Открыв раздел «Отпуск» в личной карточке сотрудницы, можно видеть, что конец ее отпускного периода, как и требует ТК РФ, изменился, и 1048 дней не вошли в стаж, дающий право на очередной отпуск (рис. 2).

Предположим, что эта сотрудница принимает решение выйти на работу раньше, чем через 3 года, а именно 01.06.2006. В этом случае изменения будут внесены автоматически. Потребуется только создать приказ «Приступить к работе», указав в нем основание, причину и дату выхода, – и в разделе «Отпуск» личной карточки конец отпускного периода сдвинулся обратно на 371 день (рис. 3). Таким образом, система не только не только выполнила достаточно трудоемкие расчеты, но и создала все печатные формы документов, которые могли понадобиться кадровику в этом случае.

Кадровое делопроизводство занимает в деятельности специалиста отдела кадров одно из ключевых мест. И действительно: о многом нужно помнить, еще больше нужно сделать – причем качественно, умело, оперативно. И здесь на помощь кадровику приходит автоматизированная система управления.

На сайте centr-in.ru можно ознакомиться с альбомом печатных форм всех документов, создаваемых в «Кадр.ИН» (их более 100), и найти ответы на интересующие вопросы.

Система управления кадровой документацией «Кадр.ИН» разработана в ООО «Центр Инноваций» (Архангельск) и имеет свидетельство о государственной регистрации программ для ЭВМ № 2 010610643. Тел.: 8 (8182) 477-150.

Рисунок 1

Рисунок 2

Рисунок 3

Группа компаний "ИПП"
Группа компаний Институт проблем предпринимательства
ЧОУ "ИПП" входит
в Группу компаний
"Институт проблем предпринимательства"
Контакты
ЧОУ "Институт проблем предпринимательства"
190005, Санкт-Петербург,
ул. Егорова, д. 23а
Тел.: (812) 703-40-88,
тел.: (812) 703-40-89
эл. почта: info@ippnou.ru
Сайт: https://www.ippnou.ru


Поиск
Карта сайта | Контакты | Календарный план | Обратная связь
© 2001-2022, ЧОУ "ИПП" - курсы МСФО, семинары, мастер-классы
При цитировании ссылка на сайт ЧОУ "ИПП" обязательна.
Гудзик Ольга Владимировна,
генеральный директор ЧОУ «ИПП».
Страница сгенерирована за: 0.103 сек.
Яндекс.Метрика