Для чего российские компании используют аутсорсинг кадрового делопроизводства и что нужно знать при выборе провайдера

Мало того, что кризис подтолкнул большинство предпринимателей и управленцев к сокращению издержек (чего можно достигнуть в том числе и сокращая персонал), но и государство недвусмысленно намекнуло им, что раздутые штаты это непозволительная роскошь.

Специалисты отмечают, что кризис не снизил темпы роста рынка. На протяжении последних четырех лет рынок кадрового аутсорсинга уверенно растет, показывая динамику около 15-20% в год, а в 2010 году этот показатель достиг 30%.

При этом, на подобного рода услуги все чаще обращают внимание именно российские компании. Так, Андрей Шабанов, вице-президент по корпоративным услугам и технологиям UCMS Group в регионе EMEA отмечает: «Основной тенденцией 2010 года стал заметный рост интереса к аутсорсингу бизнес-процессов именно со стороны российских компаний. Например, в 2008 или 2009 году основным потребителями наших услуг были иностранные представительства. В настоящее время мы получаем все больше запросов на сервис от российского бизнеса, в основном, от инновационных и динамично развивающихся компаний. […] Теперь они приходят к нам с дилеммой - что лучше выбрать «штатника» или передать эти функции на аутсорсинг».

О популярности и востребованности кадрового аутсорсинга также свидетельствует постоянно увеличивающиеся количество игроков на данном рынке. Появляются российские компании, предлагающие аутсорсинговые услуги, международные корпорации активно открывают свои офисы в России.

Несмотря на это далеко не все управленцы и специалисты кадровых служб четко понимают значение этого термина.

В отличие от сервиса и поддержки, имеющих разовый, эпизодический, случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года).  Обычный срок такого контракта  - три-пять лет.

Передача бизнес-процесса целиком является главной отличительной чертой аутсорсинга по сравнению с другими формами оказания услуг и абонентского обслуживания.

Еще одним существенным моментом является то, что бизнес-процесс переданный на аутсорсинг исключается из деятельности Заказчика, при том, что до заключения договора организация самостоятельно выполняла эту функцию.

Главной особенностью договора аутсорсинга с юридической точки зрения является то, что организация-работодатель набирает в собственный штат необходимых для Заказчика работников, начисляет им заработную плату, а также все иные предусмотренные трудовым законодательством выплаты и предоставляет их другой организации для участия в производственном процессе, управлении производством или для выполнения иных функций, связанных с деятельностью организации. Такие работники могут участвовать в трудовом процессе компании-Заказчика как в офисе заказчика, так и удаленно – в офисе компании-исполнителя. То есть аутсорсинг может характеризоваться отсутствием трудовых отношений  между Заказчиком услуг и непосредственным исполнителем (персоналом). При этом обязанность выплачивать налоги и обязательные платежи также лежит на организации-работодателе. Компания-Заказчик таких услуг оплачивает только оказание услуг организации-работодателя, которая предоставила работников. Для оформления отношений по аутсорсингу используются положения гражданского законодательства, регулирующие возмездное оказание услуг (Гл. 39 ГК РФ).

Кто же они, потребители аутсорсинговых услуг в нашей стране?

В опросе, посвященном исследованию российского рынка услуг аутсорсинга в области управления персоналом, проведенным Е-xecutive совместно с компанией UCMS Group (подробней результаты исследования смотрите по ссылке e-xecutive.ru/vote/pools/1473041/),  приняли участие 293 респондента.

Наибольшую активность проявили следующие группы респондентов: специалисты управления персоналом (38%), административный персонал (21%), финансисты (16%).

География исследования охватила практически все регионы России. Традиционно Москва и Санкт-Петербург являются лидерами по общему количеству участников опроса, что закономерно, так как у большинства компаний головные офисы располагаются именно в столицах.

Большинство респондентов работают в российских компаниях – 77%, в иностранных корпорациях работает 13%, а в совместных компаниях трудится 10% опрошенных. По численности компаний исследователи озвучили следующие данные: 33% респондентов работает в компаниях, чей штат составляет менее 50 человек; 26% - в организациях со штатом от 100 до 500 человек; 17% - в компаниях численностью от 50 до 100 сотрудников; 11% - в коллективе от 500 до 1000 человек; 13% - в организациях со штатом свыше 1000 человек.

Так как большинство респондентов работают в компаниях, являющихся представителями российского малого и среднего бизнеса, можно сделать вывод, что именно они сегодня наиболее активные потребители услуг кадрового аутсорсинга. Причем, если в 2008 году услугами аутсорсинга пользовались в основном компании, имеющие территориально-распределенную структуру, то сегодня структура компании большого значения не имеет. Хотя по-прежнему компании имеющие филиалы, прибегают к услугам кадрового аутсорсинга чаще, чем компании, имеющие локальную структуру (56% и 44% соответственно).

Компании респондентов используют разные виды аутсорсинга в сфере управления персоналом: подбор и найм (48%);  развитие и оценка персонала (30%); расчет заработной платы (19%), аутсорсингом кадрового делопроизводства пользуются 11% респондентов.

Как видно из представленных данных, самый распространенный вид аутсорсинга в HR-сфере на сегодня – подбор персонала, далее идут виды аутсорсинга, связанные с развитием и обучением персонала. Аутсорсинг расчета заработной платы и аутсорсинг кадрового делопроизводства значительно уступают в популярности двум предыдущим видам. Последний вид услуг пока является относительно новым явлением для России. При этом оказание данной услуги зачастую сочетается с услугами по расчету зарплат, или, в комбинированном виде включается в услуги по кадровому аутсорсингу.      

Теперь вернемся к непосредственной теме нашей статьи и проанализируем необходимость внедрения аутсорсинга кадрового делопроизводства. Начнем с того, что ведение кадрового делопроизводства - требование законодательства РФ и любая организация вне зависимости от численности и оборота денежных средств обязана его вести. Делопроизводство в кадровой службе должно вестись непрерывно с момента организации предприятия и до его официальной ликвидации. Законодателя в данном случае не интересует экономическое положение организаторов бизнеса и их возможности, оно стоит на страже интересов государства и работника. Сложность кадрового делопроизводства заключается не только в большом объеме работы, но также в его специфических особенностях, в том числе регулярных изменениях, вносимых в нормативно-правовые документы.

Что же может предложить организациям компании-аутсорсеры?

В рамках аутсорсинга кадрового делопроизводства и учета провайдеры обеспечивают общепринятые в кадровом учете функции: оформление и расторжение трудовых отношений, оформление (и ведение записей) трудовой книжки, больничных листов, отпусков и командировок, формирование табелей учета рабочего времени, взаимодействие с государственными фондами.

В рамках выполнения своих функций аутсорсеры могут решать множество задач.

Во-первых, аудит и восстановление кадровой документации (детальная проверка ведения кадрового делопроизводства компании Заказчика с целью выявления несоответствий требованиям и нормам, установленным законодательством РФ).

Во-вторых, постановка и ведение кадрового учета «с нуля», разработка основной кадровой документации.

В-третьих, восстановление кадрового учета за прошедшие периоды (в случае утраты или порчи кадровой документации).

В-четвертых, обслуживание по ведению кадрового учета.

В-пятых, осуществление взаимодействия с соответствующими государственными учреждениями (ФСС, ФОМС Федеральный и территориальный, ПФ). Кроме того, компания-аутсорсер оказывает консультационное и информационное обслуживание, заключающееся в  оказании методической и практической помощи компаниям в организации и проведении мероприятий по охране труда, включая разработку документальной базы (положения, инструкции, распоряжения, приказы и т.д.), а также организацию системы охраны труда на предприятии; проведении консультаций и осуществлении информационного обслуживания по вопросам трудового законодательства и ведения кадрового учета.

Прежде чем принять решение о переходе на аутсорсинг, необходимо тщательно продумать последствия этого шага. Чтобы не ошибиться необходимо задуматься над некоторыми вопросами:

• действительно ли функция ведения кадрового делопроизводства, тесно связанная с управлением человеческими ресурсами, не является для организации ключевой или не станет ключевой в ближайшем будущем?
• насколько четко сформулированы собственные требования и ожидания как к самой схеме аутсорсинга, так и к потенциальному провайдеру?
• станет ли аутсорсинг кадрового делопроизводства конкурентным преимуществом, то есть, будет ли его эффективность превышать эффективность работы существующей системы кадрового учета?

Кроме того, чтобы принять правильное решение о необходимости перехода на аутсорсинг, необходимо четко понимать положительные и отрицательные стороны данной схемы организации бизнеса.

Плюсов, которые получает организация при переходе на аутсорсинг много.

Во-первых, следует сказать об экономических:

• снижение операционных издержек или перевод их из категории постоянных в переменные (как правило, услуги аутсорсинга обходятся компании дешевле, чем зарплата штатной единице);
• снижение стоимости реализации бизнес-процесса (сокращение и контроль издержек; экономия на налогах на зарплату штатной единице);
• появление возможности перераспределения ресурсов;
• значительное снижение трудоёмкости и затрат на эксплуатацию информационных систем и приложений.

Кроме того, есть и организационные преимущества:

• возможность для руководства сосредоточиться на ключевых бизнес-процессах;
• освобождение внутренних ресурсов компании для других целей;
• обеспечение кадрового учета в полном соответствии с законодательством, что снижает риски клиента по некорректному ведению кадрового учета и в случае трудовых споров;
• возможность использования передового мирового опыта в обеспечении непрофильных процессов;
• аутсорсинг – это хороший способ снизить зависимость компании от сотрудников (от их способностей и профессионализма, обстоятельств их личной жизни и черт характера, с чем приходится считаться, когда сотрудник находится в штате);
• аутсорсинг – хороший выход для компаний, в которых по разным причинам существует большая текучесть кадров.

Аутсорсинг, как и другие методы организации бизнес-процессов, имеет и отрицательные стороны. При принятии решения о переходе к этому методу их необходимо учитывать даже в большей степени, чем положительные. Не стоит видеть в  аутсорсинге кадрового делопроизводства панацею от всех бед.

Минусы в переходе на эту систему также можно разделить на несколько групп.

К экономическим минусам относятся такие обстоятельства:

• передача любого бизнес-процесса на аутсорсинг требует наличия в компании специалистов, которые коммуницируют с аутсорсером, следят за качеством, полнотой и стоимостью его услуг (то есть избежать затрат на содержание персонала, связанного с кадровым делопроизводством полностью не удастся).

К организационным минусам относятся:

• внедрение иной модели ведения бизнеса означает серьезную перестройку системы управления (здесь необходимо оценить готовность персонала к переходу на новую модель, а также понять неизбежность некоторых кадровых потерь);
• невозможность  точно и в сжатый срок  оценить уровень профессионализма сотрудников аутсорсинговой компании;
• вероятность слабого управленческого воздействия на сотрудников аутсорсинговой компании, что может привести к снижению эффективности процессов и увеличению затрат на обслуживание;
• вероятность возникновения временных потерь при обеспечении оперативной обработки и получении информации по кадровому делопроизводству, а, следовательно, и задержек в принятия решения в области HR;
• переключение на другого аутсорсера может быть достаточно дорогим и болезненным.

К юридическим минусам относятся:

• вероятность нарушения конфиденциальности в отношении предоставленных данных при работе с недобросовестным аутсорсинговым провайдером (компания-заказчик несет административную и уголовную ответственность за неправомерную передачу и распространение персональных данных своих сотрудников провайдеру аутсорсинговых услуг)
• в случае отказа подавляющим большинством работников в предоставлении своих персональных данных компании, предоставляющей услуги кадрового аутсорсинга, внедрение кадрового аутсорсинга вообще невозможно.
• необходимо помнить, что деятельность по оказанию услуг по ведению кадрового делопроизводства не подлежит лицензированию. Это существенно затрудняет выбор добросовестного провайдера.

Необходимо отметить, что, тем не менее, аутсорсинг кадрового делопроизводства не противоречит действующему законодательству. Судебная и налоговая практика показывает, что применение такого вида услуг является абсолютно легальным способом сотрудничества, разумеется, при условии добросовестного исполнения обязанностей компанией-аутсорсером.

Как видим, минусов у перехода на аутсорсинг немало. Однако следует заметить, что большинство из них нивелируются при правильном выборе компании-провайдера аутсорсинговых услуг. Квалифицированные специалисты могут свести все возможные проблемы практически к нулю, начиная с того, что помогут провести необходимую разъяснительную работу с персоналом и заканчивая тем, что наладят бесперебойную коммуникацию с Заказчиком.

Так как же найти своего аутсорсера?

• Помните, что критически важным активом любой аутсорсинговой компании является её репутация на рынке. Не бойтесь потратить «слишком много» времени, чтобы ее выяснить.
• Кроме того, организации-исполнителю, чтобы иметь право предоставлять услуги кадрового аутсорсинга, необходимо предусмотреть в учредительных документах такой вид деятельности и зарегистрировать учредительные документы в порядке, установленномФедеральным законом от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Это, пожалуй, главный пункт при проверке юридической документации фирмы-аутсорсера, ведь этот вид услуг лицензированию не подлежит.
• На стоимость услуг обращать внимание, безусловно, необходимо. Здесь нужно не только сравнивать предложения разных аутсорсинговых компаний, но и сопоставлять стоимость ведения кадрового делопроизводства традиционным способом и передачи его на аутсорсинг.
• Кроме того, необходимо обращать внимание на широту спектра услуг, который предоставляет провайдер, ведь, вполне возможно, в дальнейшем понадобится по тем или иным причинам расширить круг задач аутсорсера. Менять провайдера из-за того, что имеющийся не оказывает тех или иных услуг, довольно накладно. Также широкий спектр предоставляемых услуг может косвенно свидетельствовать о развитости компании и профессиональных компетенциях ее сотрудников.

Итак, менеджменту фирмы стала очевидна необходимость воспользоваться услугами аутсорсинговой компании. Теперь необходимо приступить к собственно внедрению системы аутсорсинга.  Для облегчения данной процедуры можно воспользоваться следующим примерным алгоритмом действий:

Мы проанализировали понятие и сущность аутсорсинга кадрового делопроизводства. Совершенно очевидно, что данный вид услуг предоставляет бизнесу новые возможности для развития. Руководителям и управленцам необходимо помнить следующие постулаты.

• Использование аутсорсинговых услуг находится в рамках правового поля РФ.
• При использовании аутсорсинга происходит сокращение издержек, повышение эффективности деятельности организации
• Переход на аутсорсинг кадрового делопроизводства позволяет Заказчику сосредоточится на основных бизнес-процессах компании.
• Целесообразность внедрения аутсорсинга в каждой конкретной организации необходимо обсуждать специально, так как универсальных рецептов повышения эффективности бизнес-процессов, безусловно, не существует.
• Выбирать провайдера аутсорсинговых услуг необходимо исходя не только из стоимости его услуг.
• Особое внимание необходимо уделить выбору надежного и зарекомендовавшего себя на рынке с положительной стороны провайдера, способного предложить Заказчику максимально широкий спектр услуг.