Как создать в компании новый отдел МСФО

Место отдела МСФО в структуре компании

Возможны разные решения по месту отдела МСФО в организационной структуре компании. В ряде организаций этот отдел находится в ведении бухгалтерии, в других – выделен в отдельную службу. Нет единого правильного рецепта и единственно верного варианта. Каждая компания делает выбор на основании ряда аргументов, которые в большей мере соответствуют модели ее управления, отрасли, величине и сложности организации, целей подготовки отчетности. Приведем несколько критериев, которые могут повлиять на выбор оптимальной организационной структуры.

Критерий 1. Взаимосвязь системы планирования и отчетности по МСФО

Чем больше взаимосвязь отчетности и планов по развитию компании, тем больше оснований для объединения планово-экономического отдела (или группы) и отдела МСФО в единый блок, отдельный от бухгалтерии. Насколько велика эта взаимосвязь во многом зависит от специфики отрасли. К примеру, наша компания работает в строительной отрасли, где дата начала выполнения договора и дата его завершения приходятся на разные отчетные периоды, рассказывает Дмитрий Судницын, начальник отдела МСФО исполнительного аппарата ОАО «ТГК-2».
В соответствии с МСФО (IAS) 11 «Договоры на строительство» признание выручки и затрат по договору на строительство существенно зависит от того, можно ли надежно рассчитать результат по договору. Очевидно, качество планирования, надежность оценок и в целом результаты работы планово-экономического отдела в этом случае принципиально влияют на результаты, отражаемые в отчетности по МСФО.

Критерий 2. Цели подготовки отчетности по МСФО

Если отчетность по международным стандартам составляется только для внешних пользователей, можно сформировать отдел МСФО в составе бухгалтерии. В этом случае сотрудники отдела международной отчетности должны будут запрашивать разъяснения и комментарии в планово-экономическом отделе. Если же управленческая отчетность и отчетность по МСФО интегрированы друг с другом, это может быть аргументом в пользу выделения отдела МСФО из состава бухгалтерии. Управленческая отчетность и отчетность по международным стандартам в этом случае станут дополняющими (необязательно идентичными) источниками информации для принятия управленческих решений.

Критерий 3. Требования к оперативности отчетности

Если компания решила вести параллельный учет по МСФО, возможно, оптимальным будет совместить все функции учета в одном подразделении – в бухгалтерии. Если же отчетность составляют методом трансформации, возможны разные варианты.
Когда одной из целей составления промежуточной отчетности (например, по итогам каждого месяца) является оперативный мониторинг целевых показателей, нет необходимости в ускоренном режиме осуществлять все проводки и закрывать бухгалтерские книги. В этом случае возможно составление сокращенной отчетности на основании укрупненных показателей, которые ответственные подразделения представляют в отдел МСФО в виде таблиц. Конечно, существуют определенные риски, связанные с неполнотой данных в первичных документах, но это уже вопрос организации контроля. Кроме того, как правило, нет необходимости соблюдать абсолютную точность в промежуточной отчетности, если она составляется для управленческих целей. В любом случае после закрытия бухгалтерских книг всегда есть возможность подготовить полную отчетность (в том числе, если есть необходимость, и ежемесячную) и проверить результат. Подготовка такой оперативной отчетности на основании укрупненных показателей вряд ли соотносится с классическими функциями бухгалтерии, поэтому в данном случае лучше выделить отдел МСФО в отдельное подразделение, работающее в тесной связи с планово-экономическим отделом.

Таблица 1. Место отдела МСФО в структуре компании в зависимости от различных критериев

В нашей компании отдел МСФО сформирован в составе управления финансов и экономики в связи с существенной отраслевой взаимосвязью механизмов подготовки отчетности по МСФО, планирования и управленческой отчетности, отметила Наталья Фокина, заместитель главного бухгалтера ОАО «Минудобрения».

Функции отдела МСФО

После того как определено место нового отдела в организационной структуре компании, необходимо во внутренних документах компании закрепить функции нового отдела.

Блок 1. Решение методологических и методических вопросов

Сотрудники отдела МСФО должны разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии методику формирования отчетности, в том числе разрабатывать и систематизировать формы первичного сбора информации.
Набор форм первичного сбора информации выполняется практически одновременно с работой по выработке учетной политики и в первый раз может быть подготовлен силами консультантов, имеющих готовые наработки. Одновременно должно происходить обучение сотрудников не только отдела МСФО, но и всех остальных участвующих подразделений. Впоследствии методологическая и методическая работа полностью ложится на плечи сотрудников отдела МСФО.

Рекомендация

Следует отметить два наиболее важных момента, без которых сложно достичь успеха. Во-первых, регламент подготовки отчетности по МСФО с указанием сроков и ответственных лиц должен быть утвержден представителем генерального руководства компании. Это обеспечивает реальную исполняемость регламента. Во-вторых, следует организовать ознакомительный семинар и дальнейшее обучение новым задачам всех вовлеченных в процесс сотрудников компании.

Блок 2. Организация и поддержка бизнес-процесса

Следующая функция отдела МСФО – организация сбора и систематизация первичных форм для получения и последующей корректировки данных отчетности, составленной по РСБУ, и информации, полученной из других источников. Отдел МСФО контролирует заполнение первичных форм, проверяет и при необходимости уточняет представленные данные.
Эти задачи достаточно важны, так как обеспечивают качество материала, на котором строится отчетность. Для их решения отдел МСФО должен составить регламент подготовки отчетности по международным стандартам, в котором необходимо определить формы документов, сроки их формирования, а также ответственные за это подразделения. Сотрудникам смежных подразделений должны быть переданы формы документов с комментариями по их заполнению. К данному блоку функций также следует отнести подготовку технических заданий на автоматическое получение данных из системы и контроль исполнения заданий.

Блок 3. Трансформация

Это одна из ключевых функций отдела. Отдел МСФО формирует свод данных для подготовки корректировок и выполняет непосредственно трансформацию отчетности по РСБУ в финансовую отчетность по международным стандартам.
Первоначально модель трансформации могут полностью подготовить консультанты или сама компания с их участием. При этом необходимо проследить за тем, чтобы трансформационная модель, если она построена в MS Excel, была перенесена в компьютерную сеть компании в рабочем состоянии со всеми связями и ссылками. В дальнейшем отдел МСФО должен поддерживать трансформационную модель в рабочем состоянии, вносить необходимые уточнения и изменения и на основании вводных данных и трансформационной модели осуществлять трансформацию отчетности.

Блок 4. Формирование отчетности по МСФО

Сотрудники отдела МСФО формируют отчетность по международным стандартам с текстовыми комментариями на русском и английском языках, организуют работу с аудиторами. Специалисты отдела должны давать квалифицированные комментарии внешним аудиторам и внутренним пользователям отчетности.
Если компания использует отчетность по МСФО для управленческих целей, отдел МСФО должен также дополнять ее более детальными пояснениями и раскрытиями, а также готовить аналитические материалы.
Кроме того, для обеспечения предсказуемости финансовых результатов необходимо планировать результаты по МСФО совместно с результатами по РСБУ и управленческими отчетами. Более консервативный подход в МСФО к формированию финансового результата может привести к тому, что в международной отчетности показатели прибыли могут оказаться ниже по сравнению с РСБУ. Чтобы этого не произошло, нужно своевременно информировать руководство о том, какие реальные меры можно принять для улучшения ситуации. Для разных компаний решение вопроса о том, должны ли эти задачи быть функциями отдела МСФО или же это обязанности другого смежного подразделения (планово-экономического, аналитического отделов), будет зависеть от специфических особенностей организации.

Кадры

Создание отдела МСФО разумно начинать с приема на работу начальника отдела. Если в организации отчетность по международным стандартам раньше не составлялась, то наличие в штате сотрудника, успешно практиковавшего МСФО, маловероятно. Поэтому в качестве начальника отдела лучше всего принять квалифицированного специалиста со стороны. При этом надо обращать внимание на то, чтобы кандидат имел опыт руководящей работы, так как организационная функция – одна из важнейших для руководителя, которому необходимо успешно взаимодействовать не только с собственными сотрудниками, но и со специалистами других подразделений, задействованных в процессе, а также с консультантами и аудиторами.
Если предприятие крупное и есть возможность предусмотреть позицию заместителя начальника отдела, то на эту должность можно принять методолога с опытом работы в хорошей аудиторско-консалтинговой компании. Очевидно, что руководитель отдела и его заместитель (если он есть) должны обладать как минимум дипломом по международной финансовой отчетности ДипИФР.

Рекомендация

Если компания приняла решение о найме сотрудника со стороны, необходимо обратить особое внимание на его мотивацию к переходу. В противном случае появляется возможность впустую потратить ресурсы компании на того специалиста, который вскоре уйдет.

Этапы формирования отдела МСФО

Чтобы создать полноценный отдел МСФО, который будет самостоятельно формировать отчетность, надо:
1. Выбрать консультантов и аудиторов для разработки методологии и модели (с передачей этой модели заказчику в полном объеме), подготовки отчетности за выбранный период, консультирования при подготовке отчетности, обучения персонала.

2. Найти квалифицированного специалиста, который возглавит отдел МСФО и будет осуществлять оперативное руководство проектом. Этот этап идет параллельно с предыдущим.

3. Начальнику отдела МСФО организовать эффективные коммуникации с консультантами, активно участвует в решении методологических вопросов, а также составляет положение об отделе МСФО и должностные инструкции.

4. После утверждения методологии, которая должна быть одобрена руководителем,  консультантам вместе с начальником отдела надо заняться построением трансформационной модели (адаптацией модели к особенностям компании).

5. Начальнику отдела МСФО составить временный регламент подготовки отчетности по международным стандартам. Необходимо, чтобы регламент был утвержден представителем генерального руководства и был обязателен для исполнения всеми сотрудниками вне зависимости от подразделения. Это необходимо, чтобы структурировать информационные потоки и определить контрольные точки при подготовке отчетности в рамках первого применения МСФО. Для последующего быстрого перехода на подготовку отчетности собственными силами нужно, чтобы сбор первичных данных и их свод уже на данном этапе выполнялись сотрудниками компании.

6. Продолжить работу по комплектации отдела МСФО. Откладывать набор остального персонала не имеет смысла, так как в процессе выполнения консультантами трансформационных процедур сотрудники отдела должны проходить соответствующее обучение и быть готовыми выполнить трансформацию в последующие периоды.

7. Консультантам трансформировать и сформировать отчетность. Затем передать в отдел МСФО созданную трансформационную модель (со всеми настройками и связями) и провести завершающее обучение персонала отдела МСФО. Отчетность должна пройти аудит.

8. Завершить формирование отдела международной отчетности. Его сотрудники готовят постоянный регламент подготовки отчетности. Особое внимание здесь необходимо обратить на исключение дублирующих процедур. Всю работу нужно четко распределить между сотрудниками: специалисты подразделений, ответственные за разные участки деятельности (бухгалтерия, кадры, юристы, производственники и др.), готовят документы, в которых необходимо детальное знание конкретных участков. Сотрудники отдела МСФО занимаются трансформацией и формированием отчетности.

Вторая отчетность (например, полугодовая, если первая – за предыдущий год) уже без проблем может быть подготовлена отделом МСФО. Консультанты на данном этапе уже будут работать не столько как аутсорсеры, а именно консультировать по сложным вопросам. Если же есть необходимость в том, чтобы сразу перейти на более плотный график, например ежеквартальный или ежемесячный режим, степень участия консультатнтов, конечно, возрастает.