29 октября 2020 г. Четверг | Время МСК: 19:59:09
Карта сайта
 
Статьи
Как команде строитьсяРаботодатели вживляют чипы сотрудникамAgile в личной жизниСети набираются опта
«Магнит» хочет стать крупным дистрибутором
Задачи тревел-менеджера… под силу роботу?8 основных маркетинговых трендов, которые будут главенствовать в 2017 году
Статья является переводом одноименной статьи, написанной автором Дипом Пателем для известного англоязычного журнала «Entrepreneur»
Нужно стараться делать шедевры
О том, почему для девелопера жилец первичен, а дом вторичен

Как работать с трудовыми книжками по новым правилам



добавлено: 26-01-2004
просмотров: 134852
Трудовая книжка по-прежнему является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. От того, насколько грамотно и аккуратно она заполнена, зависит, возникнут ли у человека проблемы на новом месте работы или с оформлением пенсии. Принципиально новые требования к заполнению трудовых книжек обсуждались на одном из семинаров, информацию с которого мы предлагаем вашему вниманию.

ДЛЯ НОВЫХ РАБОТНИКОВ - НОВЫЕ БЛАНКИ

С 1 января 2004 года впервые поступающим на работу работникам трудовые книжки должны оформляться на новых бланках Однако на момент сдачи номера в печать официальной информации о том, что Госзнак России напечатал новые бланки, а Минфин России разработал порядок обеспечения ими работодателей, нет.

Напомним, что трудовые книжки старого образца уже имеющиеся у работников действительны и обмену не подлежат.

Трудовые книжки ведутся только в организациях

Еще раз обращаем внимание предпринимателей на то, что трудовые книжки ведутся только в организациях. Индивидуальные предприниматели не могут оформлять трудовые книжки своим работникам и вносить в них какие-либо записи.

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ (далее- ТК РФ), работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации более пяти дней, если эта работа является для работника основной.

ОТВЕТСТВЕННОЕ ЛИЦО УТВЕРЖДАЕТСЯ ПРИКАЗОМ

Директор своим приказом должен назначить лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил). Такой приказ необходимо издать, даже если в должностной инструкции инспектора по кадрам или другого работника сказано, что он ведет трудовые книжки. Если такого приказа не будет, вносить записи в трудовые книжки и хранить их у себя в сейфе должен сам директор.

РАБОТА С ТРУДОВЫМИ КНИЖКАМИ: ЕСТЬ НЮАНСЫ

Приступая к работе с трудовыми книжками, сотрудник, отвечающий за их ведение, должен:

Обеспечить сохранность

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, трудовые книжки как документы с длительным сроком хранения (хранятся до востребования, а невостребованные - не менее 50 лет) по-прежнему должны храниться в несгораемом сейфе.

Идеальный вариант, если имеющиеся в организации трудовые книжки принимаются по соответствующему акту приема-передачи с предварительной проверкой их сохранности. Ведь инспектор Государственной инспекции труда (далее-Гострудинспекция) при проверке может попросить посмотреть любую трудовую книжку, и если она не обнаружится, виновато будет действующее ответственное лицо, а не прежний кадровик.

Если в процессе работы обнаруживается факт отсутствия трудовых книжек, необходимо выяснить причины этого (прием граждан по трудовому договору без трудовых книжек; утрата книжек по вине предприятия; невозвращение трудовых книжек, взятых работниками и пр.). Для розыска документов создается комиссия, результаты работы которой оформляются актом.

Если в утрате трудовой книжки виновата администрация, то она должна выписать работнику дубликат, предварительно собрав необходимые справки с предыдущих мест его работы.

Правильно вести Книгу учета

Новая форма

В каждой организации должна вестись Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее - Книга учета), в которой регистрируются трудовые книжки, полученные от работников при поступлении на работу, а также впервые оформленные в организации. С 30. 11.2003 введена новая форма Книги учета.

Нужно ли было с декабря прошлого года или с января текущего начинать новую Книгу учета? Формально - да, однако есть аргументы, которые можно привести сотруднику Гострудинспекции в оправдание сохранения в организации старой Книги. Прежде всего, Книга учета ведется не в пределах календарного года, а пока не закончится. Кроме того, сама форма Книги изменилась незначительно - новых граф не появилось, а исключенную графу "копейки" можно просто не заполнять.

Требования к оформлению

Согласно п. 41 Правил, Книга учета должна быть:

  • пронумерована;
  • прошнурована;
  • заверена подписью руководителя организации;
  • скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Последнее требование к оформлению Книги учета является новшеством и вызывает у сотрудников кадровых служб недоумение: как его выполнить и как работать с опломбированной или скрепленной сургучной печатью Книгой учета? Специалисты советуют ставить обычную печать организации, а при возникновении конфликтных ситуаций с сотрудниками Гострудинспекции - обращаться с жалобами в Минтруда России или в суд. Книга учета подлежит длительному хранения, поэтому она должна иметь твердую обложку.

Проверить запас чистых бланков

В соответствии с п. 44 Правил в каждой организации обязательно должен быть запас бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Их количество определяется потребностями организации. В любом случае, хотя бы один чистый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее должен быть в организации постоянно.

Согласно п. 41 Правил, запасные бланки должны храниться в бухгалтерии и быть оприходованы как документы строгой отчетности в специальной приходно-расходной книге. Отличие новой формы этой книги (действует с 30.11.2003) от прежней в том, что в ней нет графы "копейки". С нового года лучше начать новую приходно-расходную книгу.

Использовать в работе можно только учтенные бланки (при проверке сотрудники Гострудинспекции могут сверить номера и серии бланков трудовых книжек и вкладышей в приходно-расходной книге с реквизитами заполненных книжек и вкладышей). Чистые бланки попадают из бухгалтерии в кадровую службу по заявке лица, ответственного за ведение трудовых книжек (п. 42 Правил). Отправить работника в бухгалтерию, чтобы он купил там бланк трудовой книжки (вкладыша) и принес в кадровую службу нельзя.

Трудовую книжку (вкладыш) организация может выдать работнику бесплатно, а может взять с него плату в размере, не превышающем суммы, потраченной на приобретение бланка. Вопросы обеспечения работников бланками трудовых книжек, в том числе и порядок взимания за них денежных сумм, следует предусмотреть в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Убедиться в подлинности бланка

Когда работник уже имеет трудовую книжку, он должен предъявить ее при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ). Принимая у работника трудовую книжку, следует проверить, является ли ее бланк настоящим. В начале 90-х годов, когда стало открываться большое количество предприятий и возник дефицит бланков трудовых книжек, появилось много поддельных книжек. Наиболее часто встречающимися признаками, говорящими о подделке трудовой книжки, являются:

  • отсутствие необходимых надписей и изображений на титульном листе (герба, серии, номера книжки;
  • на первой странице трудовой книжки образца 1974 года должен быть семизначный номер красного цвета, который начинается со значка №);
  • бумага без водяных знаков;
  • шрифт не Госзнака СССР.

Отказать в приеме на работу сотруднику, имеющему поддельный бланк трудовой книжки, если в нее занесены действительные данные о работнике, нельзя. Но и дальше заполнять такую книжку не стоит. В этом случае пострадает и кадровик, который обязан вести трудовые книжки только установленного образца, и работник, у которого впоследствии могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии.

Работнику, у которого обнаружен поддельный бланк трудовой книжки, следует посоветовать собрать справки с предыдущих мест работы. На их основании в соответствии с пп. 31-33 Правил и разделом VII Инструкции может быть выписан дубликат. Если работник не согласен на оформление дубликата, у работодателя есть полное право завести на него новую трудовую книжку как на впервые поступившего на работу.

ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ИЗМЕНИЛИСЬ

Оформление книжки

В соответствии с п. 8 Правил оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется в присутствии самого работника не позднее недельного срока со дня приема его на работу. Еще раз обращаем внимание на то, что обеспечить такого работника бланком трудовой книжки должен работодатель.

Также следует отметить, что теперь нельзя требовать у работника документ о последнем роде его занятий, в каком бы возрасте он ни оформлял впервые трудовую книжку.

Основанием для заведения трудовой книжки является приказ о приеме на работу, оформленный на основе заключенного трудового договора.

Титульный лист

Что нужно указать

На титульный лист трудовой книжки заносятся следующие сведения о работнике фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность. В п. 2.1 Инструкции подробно прописано, на основании каких документов, предъявляемых работником, вносятся эти сведения. Проверив правильность заполнения, работник должен расписаться на титульном листе трудовой книжки.

Кроме того, на первой странице книжки должна быть написана фамилия лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Обращаем внимание на то, что это должна быть не подпись, а именно разборчиво написанная фамилия.

Титульный лист трудовой книжки обязательно должен быть заверен печатью организации или печатью отдела кадров. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной.

Допустимы лишь изменения

Как и ранее, в новых Правилах и Инструкции не предусмотрена возможность исправлений на титульном листе. Если это произошло, испорченный бланк уничтожается, а на работника заполняется новая трудовая книжка.

Однако на титульном листе допускается изменение устаревших записей (например, при смене фамилии). Делается это так: устаревшая запись на титульном листе зачеркивается тонкой линией и рядом пишется новая (при внесении записей о получении нового образования, профессии, специальности старая запись теперь не зачеркивается, а новая пишется рядом с уже имеющейся, через запятую). При этом на внутренней стороне обложки указывается причина изменения записи со ссылкой на соответствующий документ (паспорт, свидетельство о браке, документ об образовании и др.), которая заверяется подписью руководителя организации (или работника кадровой службы) и печатью организации (отдела кадров).

Для внесения сведений о причине изменения записей можно использовать чистый лист вкладыша в трудовую книжку (не забудьте, что при выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью "выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша).

Недопустимо при внесении изменений зачеркивать отдельные буквы, цифры или слова и рядом писать "Исправленному верить".

Придется исправить

Если на титульном листе поступающего на работу сотрудника обнаружена ошибка, незамеченная при оформлении книжки (классический пример: в паспорте написано имя Наталия, а в трудовой книжке - Наталья), а дубликат трудовой книжки выписать невозможно, придется вносить исправления (лучше, если это сделают в той организации, где была допущена ошибка). Хотя, еще раз подчеркнем, что официального способа внесения исправлений в титульный лист трудовой книжки нет. В тоже время и оставить неверную запись без исправления нельзя, так как будет считаться, что трудовая книжка не принадлежит работнику, и у него могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии.

Содержательная часть

В содержательную часть трудовой книжки вносятся сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, увольнениях и награждениях за успехи в работе. Принимая у работника трудовую книжку, в ее содержательной части нужно проверить лишь правильность внесения записи с последнего места работы, в частности, заверена ли она печатью. Если нет - принимать на работу сотрудника по трудовой книжке нельзя.

Первая запись

Если трудовая книжка заводится впервые, а до этого работник нигде не работал, писать "Стажа до поступления на работу не имел" не надо.

Согласно п. 21 Правил, в трудовую книжку вносятся записи, если работник до поступления на работу:

  • состоял на военной службе, служил в органах внутренних дел, таможенных органах;
  • обучался на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров (если при этом он получал заработную плату и с нее производились отчисления в Пенсионный фонд РФ).

Период учебы в вузе в трудовой книжке теперь не указывается.

Записи о наименовании и переименовании фирмы

Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу увольнении, а также о награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих приказов не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения.

При приеме на работу сначала в виде заголовка без номера и даты в графе 3 указывается полное наименование организации (например, Общество с ограниченной ответственностью "Ромашка"), а затем сокращенное (ООО "Ромашка").

Если меняется наименование организации, в том числе ее организационно-правовая форма, то об этом отдельной строкой в графе 3 указывается: "ООО "Ромашка" с такого-то числа переименовано в закрытое акционерное общество "Ромашка", ЗАО "Ромашка". В графе 4 указывается номер и дата приказа руководителя, являющегося основанием переименования организации. Вносить в графу 4 реквизиты свидетельства о внесении изменений в Единый государственный реестр юридических лиц не надо. Это будет ошибкой.

Не вносите лишнюю информацию

Как показывает практика, при заполнении трудовой книжки в нее часто вносят лишние записи.

Так, при приеме на работу нужно писать только куда (в какое структурное подразделение организации) и кем (на какую должность или для выполнения какой работы с указанием профессии и присвоенного разряда) принят работник. Дополнительная информация при внесении записи о приеме на работу указывается лишь в том случае, если работник принят в порядке перевода из другой организации или по конкурсу.

Сведения об испытательном сроке при приеме на работу в трудовой книжке не указываются. Также не указывается, принят работник по срочному трудовому договору или на неопределенный срок.

По желанию работника в его трудовую книжку может быть внесена запись о работе по совместительству на основании справки с работы по совместительству.

Исправления допустимы, а сокращения - нет

Исправления в содержательной части трудовой книжки допустимы, а зачеркивать неправильную запись нельзя.

Исправить ошибку нужно так: после последней в соответствующем разделе ("Сведения о работе" или "Сведения о награждении") записи под очередным порядковым номером, указывая дату внесения исправления, в графе 3 пишется: "Запись под таким-то номером недействительна". Далее производится правильная запись, а в графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ руководителя.

Раньше исправить запись могли только на том предприятии, где ее внесли. В соответствии с пп. 27 и 28 новых Правил, вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме и увольнении работника, справки или иные документы, в которых упоминаются эти приказы (например, личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и др.).

По новым Правилам в трудовой книжке также недопустимы никакие сокращения.

Ознакомление работника с записями

С каждой вносимой в трудовую книжку записью работник должен быть ознакомлен под расписку в приказе и в его личной карточке (форма № Т-2), в которой повторяется запись, внесенная в книжку.

В соответствии с п. 35 Правил теперь при увольнении работник должен расписываться в трудовой книжке. Подпись работника ставится рядом (или на следующей строке) с подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации (или кадровой службы). При этом расшифровывать подпись работника и писать "ознакомлен" не требуется.

Хочется обратить внимание на ошибку, допускаемую при заверении записей при увольнении работника. Печать организации не может заверять подпись сотрудника отдела кадров. Поэтому, если у вас нет печати отдела кадров, записи работника при увольнении должны заверяться подписью руководителя и печатью организации.

ВЫДАВАТЬ КНИЖКИ И МОЖНО, И НУЖНО

В день увольнения

В соответствии со ст. 62 ТК РФ трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения. При ее получении работник должен расписаться в Книге учета (дату выдачи трудовой книжки в графе 12 Книги учета работник должен поставить сам).

В случае, если выдать трудовую книжку в день увольнения работника невозможно в связи с его отсутствием на работе либо отказом от получения книжки на руки, нужно направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо получить от него согласие на отправление книжки по почте. Такое согласие должно быть выражено в форме заявления. Отправлять трудовую книжку по почте необходимо заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

По требованию работника

К сожалению, до сих пор не решен вопрос о возможности выдачи работнику трудовой книжки по его требованию, например, для представления в ОВИР при получении загранпаспорта, в ПФР и т.д. Формально, это не допускается, так как есть опасение, что работник может потерять трудовую книжку, подделать и т.д., а ответственность за ее сохранность несет кадровик.

В Минтруда России предлагают работникам кадровых служб такой выход из этой ситуации: прийти вместе с работником в соответствующий госорган и показать его трудовую книжку. Если же вы все-таки решили выдать работнику трудовую книжку на несколько дней, возьмите с него письменное заявление, в котором он должен указать уважительную причину для ее выдачи.

ДУБЛИКАТ ОФОРМЛЯЕТСЯ НА ОСНОВЕ СПРАВОК

Если работник потерял трудовую книжку, Или она пришла в негодность (порвана, испачкана и т.п.), придется выписывать ее дубликат. Для этого работник обязательно должен подать соответствующее заявление.

Титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется по общим правилам, при этом в правом верхнем углу пишется слово "дубликат".

При наличии у работника справок с предыдущих мест работы о трудовом стаже, эта информация заносится в дубликат трудовой книжки.

Сначала в графе 3 раздела "Сведения о работе" записываются отдельно общий и непрерывный трудовой стаж работника (количество лет, месяцев, дней). Непрерывный трудовой стаж подсчитывается согласно Правилам исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденным Постановлением Совмина СССР от 13.04.1973 № 252 (ред. от 01.07.1991 № 432).

Затем общий стаж записывается по отдельным периодам работы по общим правилам (наименование организации, запись о приеме, о переводах на другую постоянную работу у того же работодателя, если такие переводы имели место, об увольнении) со ссылками на приказы работодателей, взятые из справок, представленных работником. Никами подписями и печатями записи не заверяются. Справки или иные документы, на основании которых оформляется дубликат, должны быть возвращены работнику. В кадровой службе остаются копии этих документов.

Популярные статьи по теме:
Группа компаний "ИПП"
Группа компаний Институт проблем предпринимательства
ЧОУ "ИПП" входит
в Группу компаний
"Институт проблем предпринимательства"
Контакты
ЧОУ "Институт проблем предпринимательства"
191119, Санкт-Петербург,
ул. Марата, д. 92
Тел.: (812) 703-40-88,
тел.: (812) 703-40-89
эл. почта: info@ippnou.ru
Сайт: https://www.ippnou.ru


Поиск
Карта сайта | Контакты | Календарный план | Обратная связь
© 2001-2020, ЧОУ "ИПП" - курсы МСФО, семинары, мастер-классы
При цитировании ссылка на сайт ЧОУ "ИПП" обязательна.
Кузьмина Ксения Алексеевна,
генеральный директор ЧОУ «ИПП».
Страница сгенерирована за: 0.256 сек.
Яндекс.Метрика