15 декабря 2019 г. Воскресенье | Время МСК: 12:50:46
Карта сайта
 
Статьи
Как команде строитьсяРаботодатели вживляют чипы сотрудникамAgile в личной жизниСети набираются опта
«Магнит» хочет стать крупным дистрибутором
Задачи тревел-менеджера… под силу роботу?8 основных маркетинговых трендов, которые будут главенствовать в 2017 году
Статья является переводом одноименной статьи, написанной автором Дипом Пателем для известного англоязычного журнала «Entrepreneur»
Нужно стараться делать шедевры
О том, почему для девелопера жилец первичен, а дом вторичен

ГОСТ Р 6.30-2003. Следовать ли его рекомендациям?



С.А. Румянцева,
старший преподаватель Центра компьютерного обучения при МГТУ им. Н.Э. Баумана
Источник: Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера"
добавлено: 14-09-2004
просмотров: 99020

ГОСТ Р 6.30-2003

Оформление документов – одна из основных задач, которую решают секретари всех организаций. Каждый профессиональный секретарь должен внимательно изучить нормативные акты, устанавливающие правила оформления управленческой документации, в частности ГОСТ Р 6.30-2003. Требования настоящего стандарта являются рекомендательными, т. е. осуществляемыми на основе принципов добровольного применения.

Руководители многих негосударственных организаций (коммерческих структур) убеждены, что требования к оформлению документов “действовали только в советские времена” или “распространяются только на госструктуры, а мы – частная компания и применять их не обязаны”. Что делать в этой ситуации секретарю?

Действительно, в процессе работы у вас, секретарей, возникает закономерный вопрос: насколько целесообразно следование рекомендациям ГОСТа, в какой степени им следовать и как обосновать перед руководителем эту целесообразность? Рассмотрим данную проблему на примерах.

Необходимость проставления реквизитов – иллюзия или реальность?

Допустим, ваша организация получила такое письмо.

Примет ли руководитель организации это предложение? Вероятнее всего, сочтет его не имеющим юридической силы, поскольку:

  • серьезная организация высылает письма-предложения на бланке, который позволяет установить, что компания является официально зарегистрированным юридическим лицом, ведет хозяйственную деятельность и имеет свой офис;
  • письмо должно подписывать лицо, в чью компетенцию входит решение данного вопроса, т. е. полномочное принимать решения, из письма же не ясно, кто его подписал;
  • неизвестно, действует ли до сих пор это предложение, так как не проставлена дата отправления письма;
  • письмо составлено без соблюдения правил этикета, авторы не удосужились узнать фамилию и полностью указать должность адресата, видимо, они не уважают своих клиентов и, следовательно, могут нарушить свои обязательства;
  • неясно, к кому обращаться за дополнительной информацией, на чье имя писать ответ, если бы фирму заинтересовало предложение о закупке офисной мебели и т. д.

Итак, можно с уверенностью заключить, что подобное письмо руководителем серьезной организации рассматриваться не будет.

Немаловажно и другое: сколько времени займет у секретаря организации-получателя выяснение этих вопросов? Организация-отправитель, вероятнее всего, не сможет ответить ни на один из поставленных вопросов, поскольку об этом документе нет никаких записей (письмо не было зарегистрировано), следовательно – он не существует. Сравним с другим письмом.

Можно предположить, что, получив это письмо, руководитель организации рассудит следующим образом: «Возможно, следует обратить внимание на это предложение. Вероятно, ЗАО “Прогресс” является стабильным и надежным партнером, т. к. письмо:

  • оформлено на бланке, компания является официально зарегистрированным юридическим лицом, ведет хозяйственную деятельность и имеет свой офис;
  • подписано должностным лицом, полномочным принимать решения, в чью компетенцию входит и решение данного вопроса;
  • адресовано именно нашей организации;
  • зарегистрировано, следовательно, организация-автор приняла на себя ответственность за достоверность информации, это позволяет ссылаться на это письмо в дальнейшем;
  • доказывает уважение к потенциальному партнеру, т. к. составлено дипломатично и вежливо.

Кроме того, известно, на чье имя писать ответ».

Важно подчеркнуть, что это письмо оформлено в строгом соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Рассмотрим целесообразность применения реквизитов (обязательных элементов оформления официального документа – письма) подробнее (см. таблицу).

Целесообразность применения реквизитов документа

Состав реквизитов документа Пример Обоснование Примечание
Наименование организации (реквизит 08) ЗАО "Прогресс" Позволяет установить организационно-правовую форму и наименование организации-автора документа

Реквизит, придающий документу юридическую силу

Справочные данные об организации Весенняя ул., д. 65,
Москва, 123456.
Тел.: (095) 123-45-67, факс: (095) 123-45-68.
E-mail: progress@progress
Указывает средства коммуникации, которыми располагает организация-автор, что дает возможность организации-отправителю выбрать оптимальное средство связи с ней  
Код организации

(реквизит 04)

ОКПО 0224578

Идентифицирующие признаки организации-автора. Позволяют установить, что организация-автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе

 
Основной государственный номер юридического лица (реквизит 05) ОГРН 1037700480795  
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) ИНН/КПП 7706022150 / 772001001  
Дата документа

(реквизит 11)

20.04.2004

Позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают
ответственность организации-автора за достоверность
информации и подлинность документа. Обеспечивают
ведение организацией-автором информационно-поисковой
и справочной работы

Реквизит, придающий документу юридическую силу

Регистрационный номер

документа (реквизит 12)

01-20/527
Адресат (реквизит 15) Генеральному директору ЗАО "Каскад"

Б.В. Морозову

Обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки  
Заголовок к тексту

(реквизит 18)

О приобретении офисной мебели Позволяет оптимизировать процедуры регистрации документа (как отправляемого организацией-автором, так и поступившего адресату) и определения исполнительской принадлежности (без детального изучения текста документа)  
Текст документа

(реквизит 20)

Текст Основной реквизит документа. Позволяет установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализировать зафиксированные факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения автора

Реквизит, придающий документу юридическую силу

Отметка о наличии приложения (реквизит 21) Приложение: в 1 экз. Дает возможность получателю проверить наличие и содержание прилагаемых материалов  
Подпись (реквизит 22) Коммерческий директор

(подпись) Е.П. Грачев

Позволяет определить, подписан ли документ должностным лицом, в чью компетенцию входит решение данного вопроса, полномочным принимать решения

Реквизит, придающий документу юридическую силу

Отметка об исполнителе (реквизит 27) Л.М. Трушина

765-43-21

Позволяет установить лицо, являющееся автором текста документа. Дает возможность оперативно регулировать возникающие вопросы, обращаться за дополнительной информацией и уточняющими сведениями  

Таким образом, требования нормативных актов, определяющих состав реквизитов организационно-распорядительного документа (в нашем примере – письма), обусловлены практической целесообразностью применения.

Расположение реквизитов на бланке

Однако требования ГОСТ Р 6.30-2003 определяют не только состав реквизитов, но и их расположение на бланках формата А4, т. к. ГОСТ Р 6.30-2003 включает в себя формуляр-образец организационно-распорядительного документа.

ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Конструкционная сетка формуляра-образца определяет зоны расположения реквизитов организационно-распорядительной документации (ОРД)
ЗОНА ДОКУМЕНТА – то часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами

Вы уже знаете, насколько целесообразно применять в документах реквизиты. Представленное в последнем примере письмо, казалось бы, содержит все необходимые реквизиты. Но можем ли мы быстро и правильно извлечь из него информацию?

Проанализируем расположение реквизитов в этом письме и ответим себе на вопрос: насколько необходимо располагать каждый реквизит документа в отведенной для него зоне?

Итак, возможно, что этот документ позволяет установить наименование, адрес и телефон офиса организации-автора, уровень полномочий лица, принявшего решение, фамилию исполнителя документа, средства связи, которыми можно воспользоваться для уточнения сведений письма и т. д. Однако можно ли с уверенностью утверждать, что:

  • коды, присваиваемые при государственной регистрации, принадлежат именно ЗАО “Прогресс”;
  • исполнителем письма является Л.М. Трушина и звонить ей следует по телефону 765-43-21;
  • письмо подписал именно коммерческий директор Е.П. Грачев, а не другое лицо, например Л.М. Трушина;
  • письмо было зарегистрировано, 20.04.2004 – это дата регистрации, а 01-20/527 – регистрационный номер и т. д.?

Вероятно, ответ будет отрицательным. Ведь для того чтобы осмыслить зафиксированную информацию (обнаружить заголовок к тексту, необходимый при регистрации входящего документа и передачи его по принадлежности; отметку о наличии приложения; справочные данные организации-автора и т. д.), будет затрачено в два раза больше времени, чем на аналогичные действия, осуществляемые при обработке предыдущего письма, все реквизиты которого расположены в соответствии с рекомендациями ГОСТа.

Очевидно, что подобным образом можно проанализировать состав и оформление и других реквизитов ОРД: грифов утверждения и согласования, виз согласования, отметки о заверении копии, отметки об исполнении документа и направлении его в дело, отметки о поступлении документа в организацию и т. д.

Таким образом, основными аргументами в пользу рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 являются их обоснованность и целесообразность, поскольку соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленческого решения.

У нас в стране существует многолетняя традиция применения стандартов на ОРД, закрепившая основные правила оформления документов, – первые стандарты на ОРД были введены еще в 1972 г. Поэтому правила оформления документов могут рассматриваться как обычай делового оборота – сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством.

Обеспечить выполнение требований, рекомендуемых ГОСТ Р 6.30-2003, в конкретной организации можно в том случае, если делопроизводственная служба разработает локальный (собственный) нормативный акт (положение о документационном обеспечении управления, инструкцию по делопроизводству, правила оформления управленческих документов и т. д.), регламентирующий стандартные правила оформления организационно-распорядительных документов.

Целесообразно включить в организационный документ формуляры или унифицированные формы документов, образцы, примеры и т. д.

В современных организациях для создания управленческих документов, в том числе и организационно-распорядительных, применяются компьютерные технологии. Поэтому альбом унифицированных форм документов (формуляров, образцов) следует иметь не только в традиционном (бумажном) виде, но и на электронных носителях информации в виде шаблонов.

Группа компаний "ИПП"
Группа компаний Институт проблем предпринимательства
ЧОУ "ИПП" входит
в Группу компаний
"Институт проблем предпринимательства"
Контакты
ЧОУ "Институт проблем предпринимательства"
191119, Санкт-Петербург,
ул. Марата, д. 92
Тел.: (812) 703-40-88,
тел.: (812) 703-40-89
эл. почта: info@ippnou.ru
Сайт: http://www.ippnou.ru


Поиск
Карта сайта | Контакты | Календарный план | Обратная связь
© 2001-2019, ЧОУ "ИПП" - курсы МСФО, семинары, мастер-классы
При цитировании ссылка на сайт ЧОУ "ИПП" обязательна.
Гудзик Ольга Владимировна,
генеральный директор ЧОУ «ИПП».
Страница сгенерирована за: 0.231 сек.
Яндекс.Метрика