Проверки ФСС: готовность номер один

Социальное страхование – забота кадровика

Считается, что проверка Фонда социального страхования касается, как правило, работников бухгалтерии. Но на деле большинством вопросов по оформлению документов, связанных с нетрудоспособностью, занимаются специалисты кадровой службы.

Для практической работы по социальному страхованию в организации трудовой коллектив должен создать комиссию (избрать уполномоченного*). Создать такую комиссию обязана любая организация с численностью персонала 100 и более человек. Если в организации число работников превышает 1000, рекомендуется создавать комиссии в каждом структурном подразделении. В небольших организациях (меньше 100 работников), функции комиссии может выполнять уполномоченный по социальному страхованию. В состав комиссии соцстрах рекомендует обязательно включать сотрудников отдела кадров.

Кого и как проверят в первую очередь

Ревизоры из ФСС России вправе проконтролировать правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов за три календарных года, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении выездной проверки.

Следует сказать, Фонд начнет проводить проверку по новым правилам только с 2011 года. Работодателю важно подготовиться к ней и не допускать досадных ошибок при оформлении кадровой документации.

Обязательная ревизия ждет тех, кто попадет под один из трех новых критериев:

• в отчетности по форме 4-ФСС РФ (4а-ФСС РФ)** организация показывает значительные расходы на цели соцстраха;
• организация систематически получает из Фонда социального страхования крупные суммы на финансирование данных расходов;
• в ходе проверки взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний проверяющие обнаружили ошибки или несоответствия в расчетной ведомости 4-ФСС РФ или 4а-ФСС РФ, и организация не выполнила требования внести исправления.

Об окончании камеральной проверки, проведенной ФСС России, работодатель не узнает только в одном случае: ревизия не выявила факты правонарушений.

Камеральная проверка проводится непосредственно в территориальном отделении фонда (то есть по месту нахождения проверяющего органа). Период такой проверки ограничен тремя месяцами со дня, когда плательщик представил расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам. Именно этот расчет и является предметом проверки. Ревизоры также могут использовать документы о деятельности плательщика, имеющиеся у фонда.

Выездная проверка проводится на территории самой организации работодателя на основании решения руководителя (заместителя руководителя) территориального отделения ФСС***.

С особым пристрастием

В ходе проверок инспекторов обычно интересует расходование средств на цели соцстрахования, начисление и уплата страховых взносов, а также расходы на оплату путевок на санаторно-курортное лечение работников и их детей.

Сегодня сотрудники ФСС стали гораздо чаще при проверках сличать даты, анализировать порядок расчета различных показателей (например, страхового стажа) и даже проверять подписи. Перечислим, на чем проверяющие акцентируют наибольшее внимание.

Пособие по «некачественному» больничному работодатель заплатит из своих средств.

1. Совпадает ли период отсутствия работника по табелю и даты, указанные в листке нетрудоспособности лечебным учреждением. Дополнительные вопросы вызовет любая ситуация, когда врачом указаны одни даты нетрудоспособности, а работодатель (точнее уполномоченные лица – табельщик и руководитель структурного подразделения) указал другие даты отсутствия на работе и выхода на работу на оборотной стороне листка нетрудоспособности. Такие случаи очень часто встречаются при предоставлении отпуска по беременности и родам.

2. Порядок и правильность расчета страхового стажа с учетом изменений, принятых с 1 января 2010 года****. Например, проверяются включение в страховой стаж периодов военной службы, правильность внесения записи в трудовую книжку, на основании которой рассчитывался страховой стаж.

3. Кто заверил правильность расчета страхового стажа в больничном*****. Обязательно это должна быть подпись руководителя кадровой службы, а не просто специалиста по кадрам.

Что нужно знать работодателю?

Работодателю-страхователю стоит обратить особое внимание на порядок оформления акта проводимой проверки. Итоговая часть акта камеральной проверки должна содержать:

• выводы о взыскании с плательщика суммы неуплаченных страховых взносов и пеней за их неуплату (несвоевременную уплату);
• предложения о внесении необходимых исправлений в документы бухгалтерского учета и другие предложения по устранению выявленных нарушений законодательства Российской Федерации о страховых взносах.

Если вы не согласны с выводами и нарушениями, указанными в акте, в течение 15 дней отправьте письменные возражения в территориальный орган фонда, проводивший проверку.

При выездной проверке необходимо знать порядок доступа инспекторов и порядок представления им документов. Доступ на территорию или в помещение организации инспекторы фонда получают при предъявлении служебных удостоверений и решения о проведении выездной проверки. Бывает, что должностные лица организации препятствуют доступу проверяющих на территорию компании.

В такой ситуации руководитель проверяющей группы составляет акт и вправе самостоятельно определить сумму страховых взносов, подлежащую уплате (по принципу аналогии с другими организациями, работающими в той же сфере и имеющими аналогичный штат).

Инспектор вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы, вручив соответствующее требование. Документы нужно представить в течение 10 дней (со дня вручения требования) в виде заверенных копий с подписью руководителя (заместителя руководителя) организации и (или) иного уполномоченного лица и оттиском печати. При необходимости проверяющие вправе ознакомиться с подлинниками документов (но только на территории работодателя).

Документы, которые могут потребовать при проверке ФСС России

Комментарий аудитора

Римма САФИНА,
директор ООО АФ «ФЕНИКС-аудит» (г. Челябинск):

– Обжаловать решение территориального отделения ФСС России (в связи с незаконными действиями проверяющих) можно сразу в суд, без обжалования в вышестоящем органе. Судебное обжалование решений фонда – наиболее эффективный способ защиты интересов работодателя-страхователя. Заявление о признании недействительным решения ФСС России подается в арбитражный суд в срок не позднее трех месяцев со дня получения решения. Когда срок пропущен, можно заявить ходатайство о восстановлении срока, которое подается вместе с исковым заявлением. Суд примет заявление к рассмотрению, если сочтет причину пропуска срока уважительной. Кроме оспариваемой суммы обязательно включайте в сумму иска все свои расходы, понесенные в связи с незаконными действиями фонда: государственную пошлину, расходы, связанные с оплатой услуг представителя, проценты за пользование чужими денежными средствами и прочее.

Арбитражная практика по вопросам обжалования решений ФСС неоднозначна, но все же в большинстве случаев суды выносят решения в пользу работодателей-страхователей.

* Пункт 11 постановления Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101 «О Фонде социального страхования Российской Федерации», п. 1.1 Типового положения о комиссии (уполномоченном) по социальному страхованию (утверждено ФСС России 15 июля 1994 г. № 556а).

** Утверждены приказами Минздравсоцразвития России от 6 ноября 2009 г. № 871н и от 26 октября 2009 г. № 847н соответственно.

*** Образец решения о проведении выездной проверки.

**** Приказ Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91 (ред. от 11 сентября 2009 г.) «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам».

***** Действующая форма больничного утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 16 марта 2007 г. № 172 (ред. от 21 апреля 2010 г.) «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности».