Организуем учет финансовой информации

Виды учетных систем и основные различия между ними2

Обычно, говоря о финансовом учете, практики могут подразумевать либо финансовый, либо управленческий, либо бухгалтерский учет. Но нужно иметь в виду, что между этими системами учета существуют различия. Правда, в настоящее время в западной практике принято выделять финансовый и управленческий учет как подсистемы учета (financial accounting и management accounting). Однако для российских условий различия между учетными системам принципиальны.

Виды учетов

Поскольку большинство стран, в том числе и Россия, считают необходимым облагать прибыль налогом, а для фискальных целей сумма полученной предприятием прибыли принципиально важна, то государство вводит определенные ограничения на выбор методологии учета. Учет, основанный на достаточно жестко регламентированной государством системе регистрации хозяйственных операций, хранения учетной документации, анализа, интерпретации и использования информации для налоговых целей, есть бухгалтерский учет.

Собственники, менеджмент, инвесторы и кредиторы также оценивают успешность работы компании по величине полученной прибыли. Однако у этих категорий заинтересованных лиц могут быть свои цели, и они не всегда совпадают с целями налоговых служб. Поэтому для определения хозяйственного результата в этом случае руководство компании может выбрать иные приемы или финансовые альтернативы (методы оценки активов, амортизации, приемы калькулирования себестоимости готовой продукции), организовав помимо официального бухгалтерского собственный финансовый учет. Прибыль, исчисленная по данным финансового учета, может не совпадать с ее величиной в бухгалтерском учете. Это не фальсификация данных, как иногда полагают налоговые службы, а сознательный подход к достижению различных целей – исчисление прибыли для того, чтобы отдать государству причитающиеся ему по закону суммы, или оценка менеджментом компании результатов своей работы.

Финансовый учет не является суррогатным заменителем бухгалтерского учета, хотя оба учета базируются на международных и (или) российских стандартах. Помимо основной задачи – получить и обобщить адекватную экономическую информацию о деятельности компании, финансовый учет позволяет выявить тенденции, эффект от применения того или иного метода учета, что не свойственно бухгалтерскому учету в принципе.

Большинство предприятий пользуется также нефинансовой информацией. Для удовлетворения разнообразных информационных потребностей обычно создают управленческий учет. Цель управленческого учета – обеспечить информацией менеджеров, ответственных за достижение конкретных целей на разных уровнях управления. Управленческая информация готовится для определенных нужд менеджмента компании, и на этом ее использование прекращается. Система управленческого учета охватывает разные подсистемы, но при этом финансовая подсистема является наиболее важной, так как для любого подразделения компании финансовая информация играет главенствующую роль.

Основные различия учетных систем

Как уже отмечалось, основные различия учетных систем, используемых в компании, связаны с тем, что они предназначены для разных пользователей. Вообще, всех потребителей финансовой информации можно условно разделить на три группы: те, кто управляет компанией, то есть менеджеры, полностью отвечающие за управление деятельностью предприятия и достижение целей, стоящих перед компанией; те, кто находится вне предприятия и имеет прямые финансовые интересы в нем, то есть группа потенциальных или имеющихся кредиторов либо инвесторов; те, кто проявляет косвенный финансовый интерес к предприятию (консультанты, контрагенты, государственные органы, сотрудники).Отметим, что потребители традиционных бухгалтерских и финансовых отчетов находятся вне фирмы, которая готовит эти отчеты. Внутренние аналитические отчеты используются менеджерами самой фирмы. Содержание таких отчетов меняется в зависимости от их целевого назначения и должности менеджера, для которого они предназначены (анализ состояния складских остатков для отдела закупок; текущие оперативные отчеты о продажах; отчеты центра финансовой ответственности (рабочего участка) – для оценки результата работы ЦФО; отчеты о понесенных затратах – для принятия краткосрочных решений; анализ сметы капиталовложений – для нужд долгосрочного планирования).

Поскольку потребители информации финансового, бухгалтерского и управленческого учета различны, то различаются и измерители, объекты анализа, периодичность составления отчетности и другие параметры по названным видам учета. Для удобства сведем все различия в таблицу (см. таблицу).

Поскольку позиция автора заключается в том, что учетная система компании должна быть целостной, а управленческий учет является частным случаем и составляющей финансового учета, то для простоты восприятия читателями далее по тексту мы будем говорить об учете финансовой информации.

Постановка учета финансовой информации

Чтобы организовать учет, который позволил бы обеспечить финансовой информацией о бизнесе менеджмент и собственников компании, а также оценить уровень достижения стратегических ориентиров, прежде всего нужно обсудить с собственниками компании и ее руководством, включая руководителей подразделений, какая именно информация, насколько часто и в каком виде им потребуется. Также следует оценить, какими ресурсами и технологическими возможностями компания располагает. После сопоставления временных, трудовых и денежных ресурсов с технологическими возможностями круг задач для системы учета финансовой информации и частота выдачи отчетов могут быть пересмотрены. После этого финансовому директору будет проще решить, какие способы и технологии ведения учета он выберет.

Выбор способа ведения учета

По мнению автора, если в компании нет ERP-системы, учет финансовой информации нужно вести параллельно бухгалтерскому учету. Причем лучше использовать для этого отдельные сетевые, но не бухгалтерские базы данных, предпочтительно размещенные на отдельном от бухгалтерской версии сервере. Приведу несколько аргументов в защиту этой позиции: используя параллельные базы, проще проверить достоверность данных учета; сроки сдачи отчетности не ставятся в зависимость от сроков поступления в компанию оригиналов документов (счетов-фактур, товаротранспортных накладных и т.д.) и скорости их обработки в бухгалтерии; можно добиться стопроцентного соответствия требованиям учетной политики, что практически невозможно при использовании метода трансформации; соблюдаются требования конфиденциальности и безопасности бизнеса, в том числе и при незапланированных, а часто и несанкционированных проверках со стороны государственных структур; риск потери информации по любым причинам сводится к минимуму; в случае изменения учетной политики или плана счетов информационное поле быстро перенастраивается.У параллельного метода ведения учета есть только один недостаток: он требует дополнительных трудовых ресурсов. При этом замечу, что вести учет финансовой информации в Excel хотя и просто, но не слишком удобно, поскольку доступ к базе данных в определенный момент времени имеет только один человек, а множество файлов увеличивают риск потери или искажения информации.

Разработка Положения об учете финансовой информации

Многие вопросы как руководства, так и самого финансового директора снимаются в процессе разработки и утверждения Положения об учете финансовой информации (далее – Положение). По прошествии времени ранее утвержденные регламентирующие документы позволят минимизировать потенциальные конфликты. Если речь идет о группе компаний, то Положение разрабатывается для каждой компании отдельно с учетом их специфики, но при соблюдении общих методов и принципов учета. Итак, вот какие разделы рекомендуется включить в Положение об учете финансовой информации.

1. Общие положения. В этом разделе описывается, кто формирует, согласует и утверждает Положение об учете и учетную политику. Обычно за формирование отвечает финансовый директор, за согласование – генеральный. Если речь идет о компании, входящей в состав холдинга, то Положение визируется финансовым директором данного юридического лица, утверждается финансовым директором группы, согласовывается с уполномоченным лицом (председателем Совета директоров или собственником). Далее следует описание условий согласования и утверждения порядка внесения в Положение изменений. Затем последовательно прописываются задачи учета финансовой информации в компании, указывается, что учет охватывает плановые (бюджетные) показатели и фактические данные. При этом поясняется, для каких целей ведется учет по каждой из этих групп показателей.

После этого описываются сферы использования данных учета, а также какие отчеты будут формироваться для плановых (бюджетных) и фактических показателей. Желательно при этом в отдельном приложении к Положению об учете финансовой информации привести табличные формы таких отчетов (например, баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств). Формы могут быть любыми, главное, чтобы они были понятны пользователю. По сравнению с бухгалтерскими отчетами отчетность для финансовой информации может содержать больше данных, более детальные разрезы информации, то есть может быть более наглядной.

2. Периметр сбора финансовой информации. Учет финансовой информации ведется как по юридической, так и по финансовой структуре 3компании. Поэтому в Положение нужно включить схему, по которой будет собираться и сводиться финансовая информация. Однако для управленческих целей сбор финансовой информации может вестись первично и полно по финансовой структуре компании, а по юридической структуре лишь частично (к примеру, цепочка юридических лиц, используемых группой компаний для оптимизации налогообложения, будет учитываться как единое целое).

Кроме того, собственнику может понадобиться финансовая информация и о тех подразделениях компании, которые формально не входят в группу (например, несколько юридических лиц, связанных между собой единым источником капитала де-факто и не всегда оформленных де-юре). Возможность подготовки данных с учетом этих компаний тоже следует предусмотреть, заблаговременно оговорив, в каком случае сведения о таких компаниях будут представляться пользователям. Один из вариантов подготовки финансовой информации в этом случае – дополнительно раскрывать соответствующие данные, например, в приложениях к основной отчетности.

Имеет смысл в отдельном приложении к Положению об учете финансовой информации прописать порядок консолидации отчетности. Подчеркнем, что имеется в виду не механическое агрегирование данных отдельных балансов, а то, в каком порядке будут выделяться внутригрупповые операции, отражаться нереализованная прибыль, источники дохода, не оформленные де-юре, и пр. Порядок формирования трансфертных цен внутри холдинга, особенности управления или контроля над активами дочерних компаний лучше закрепить в отдельном документе – Положении о корпоративных финансах.

3. Принципы учета финансовой информации. Данный раздел посвящен основным принципам финансового учета, используемым в компании. В него включают методологические нормы, которыми руководствуется финансовый директор и финансовая служба в целом при отражении хозяйственных операций. Это могут быть принципы, принятые для составления отчетности по МСФО, по РСБУ, обусловленные спецификой финансово-хозяйственной деятельности компании. В любом случае их применение облегчает понимание сути учета.

При использовании конкретных методологических приемов учета и формировании отчетности всех уровней финансовый директор может по своему выбору руководствоваться всеми или некоторыми из названных принципов. Решение, что использовать, а что игнорировать, остается за вами. Однако если организация готовит отчетность по стандартам US GAAP или МСФО, то игнорирование обязательных принципов, применяемых при подготовке финансовой отчетности и закрепленных в концепциях US GAAP или Framework для МСФО, может привести к тому, что отчетность компании не будет признана соответствующей этим стандартам.

4. Учетная политика. Необходимо отметить, что еще до составления учетной политики финансовый директор должен разработать план счетов, а также типовые формы документов, на основании которых делаются учетные записи. Типовой (бухгалтерский) план счетов может не устроить компанию, и финансовый директор может сформировать план счетов сам, взяв за основу бухгалтерский и добавив необходимые аналитические признаки. План счетов можно включить отдельным приложением в Положение об учете финансовой информации.

Выбор учетных процедур, которые будут применяться в компании, полностью находится в компетенции финансового директора. Так, можно выбрать учетные процедуры, основанные на US GAAP, то есть не стремиться к тому, чтобы обороты счетов адекватно отражали реальные обороты в юридическом смысле, ибо двойная запись, с точки зрения наших западных коллег, это только технический прием и ничего более. В связи с этим за рубежом не знают метода «красное сторно», который дает возможность уменьшить ошибочные обороты. К особенностям западной методологии в целом можно отнести и широкое использование смешанных проводок, когда одновременно дебетуется и кредитуется несколько счетов. Это довольно удобное решение, и его также можно принять на вооружение.

Логично сформировать типовые проводки и также вынести их в отдельное приложение. Это существенно облегчит работу сотрудников финансовой службы, да и самого финансового директора.

В учетной политике устанавливается валюта учета. Затем классифицируются основные элементы финансовой отчетности – статьи активов, обязательств, капитала, доходов и расходов, и определяются методологические требования к их оценке и признанию. Если компания не планирует выход на западные биржи, то перед финансовым директором встает проблема выбора наиболее подходящих для компании подходов к оценке хозяйственных операций, поскольку разные стандарты – МСФО, US GAAP, РСБУ – предписывают разные подходы.

На мой взгляд, изменение методологических подходов в части оценки активов и обязательств, установленных в учетной политике, допускается исключительно при смене стиля ведения бизнеса. Исходя из принципа последовательности, учетная политика формируется на долгосрочный период.

5. Показатели для анализа деятельности компании. В этом разделе закрепляются показатели, по которым будет проводиться анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности компании. Поскольку интересы менеджмента, собственников и потенциальных инвесторов лежат в двух главных плоскостях - оценки эффективности и прибыльности деятельности компании с одной стороны и оценки эффективности использования ресурсов - с другой, то для анализа деятельности рекомендуется применить следующие показатели: в отношении прибыльности продаж оценивается рентабельность по валовой и по чистой прибыли; в отношении инвестиций оценивается их рентабельность (по ставке текущей доходности активов, ставке доходности чистых активов и т.д.); в отношении управления ресурсами оценивается оборачиваемость по всем активам, товарно-материальным ценностям, дебиторской задолженности покупателей, чистому оборотному капиталу и т.д.; в отношении защищенности потенциальных инвесторов рассчитываются коэффициенты мгновенной (quick ratio) и текущей (current ratio) ликвидности.Безусловно, выбор показателей для анализа деятельности компании остается на усмотрение финансового директора и руководства компании.

6. Порядок ведения учета финансовой информации. В этом разделе устанавливаются отчетные даты, например, последний день отчетного периода месяца, квартала, года; порядок уточнения отчетных данных; даты сдачи отчетности; ответственность за полноту и корректность данных в учете, а также за срыв сроков сдачи отчетности.

В результате менеджмент компании, финансовый директор и сотрудники ФЭС имеют в наличии согласованный документ, состоящий из нескольких разделов с приложениями, который четко регламентирует все аспекты ведения учета и составления финансовой отчетности.

Вопросы автору статьи можно направлять по адресу: [email protected]

1 В данной статье изложена авторская точка зрения, основанная на личном опыте работы и рекомендациях западных аудиторских компаний, включая и «большую четверку». - Примеч. автора.
2 Об этом см. статью «Как организовать учет финансовой информации в компании» («Финансовый директор», 2006, № 7-8, с. 130 или на сайте www.fd.ru ). - Примеч. редакции.
3 Подробнее о разработке финансовой структуры см. статью «Построение финансовой структуры компании» («Финансовый директор», 2006, № 2, с. 70 или на сайте www.fd.ru). - Примеч. редакции.