Рассчитаем отпускные

Предоставление отпусков работникам регулируется главой 19 ТК РФ.

Работнику могут предоставляться:

1. ежегодные основные оплачиваемые отпуска продолжительностью 28 календарных дней или больше, если это предусмотрено законодательством (например, работникам моложе 18 лет положен отпуск 31 календарный день, судьям – 30 календарных дней, педагогическим работникам – 42 или 56 календарных дней и т.д.);
2. ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу во вредных и опасных условиях, за особые условия работы, за ненормированный рабочий день и в других случаях, минимальная продолжительность которых в некоторых случаях устанавливается законодательно, но в большинстве случаев должна регулироваться коллективным договором или локальными нормативными актами конкретной организации;
3. учебные отпуска;
4. отпуска без сохранения заработной платы.

Право на очередной оплачиваемый отпуск возникает у работника за каждый календарный год, отработанный у данного работодателя. По общему правилу первый отпуск может быть предоставлен работнику через шесть месяцев непрерывной работы у данного работодателя, а далее время ухода в отпуск регулируется графиком отпусков, который должен утверждаться ежегодно как минимум за две недели до начала очередного календарного года.

Конечно, по соглашению сторон, очередной отпуск может быть перенесен на другое время или работник может быть отозван из отпуска. Правда, в последнем случае работодатель обязан предоставить отпуск в течение ближайшего года – либо в удобное для работника время, либо путем его присоединения к следующему очередному оплачиваемому отпуску.

Обратите внимание, что нельзя не предоставлять отпуск два года подряд или заменять «обычный» отпуск продолжительностью 28 календарных дней денежной компенсацией.

Если какая-то часть отпуска превышает 28 календарных дней, она может быть заменена денежной компенсацией. Например, отпуска «повышенной длительности» положены преподавателям, медикам, работникам с группой инвалидности, и т.д.

Отпуск можно разбивать на части, но так, чтобы хотя бы одна часть была не менее 14 календарных дней подряд.

О дате начала отпуска работник должен быть предупрежден под расписку за две недели до его начала, а отпускные должны быть выданы ему за три дня до начала отпуска. Если хотя бы одно из этих условий нарушено, работник вправе потребовать переноса отпуска на другое удобное для него время.

Отпускные «измеряются» в календарных днях. При этом в случае, если на период отпуска попадают нерабочие праздничные дни, эти дни не оплачиваются, но отпуск продлевается.

Пример 
Работник собирается в отпуск на 28 календарных дней с 5 мая 2010 года.
На время отпуска попадает нерабочий праздничный день 9 мая, поэтому:
– отпускные будут выплачены за 28 календарных дней, но фактически работник «отгуляет» 29 календарных дней, с 5 мая по 2 июня 2010 года, и выйдет из отпуска на работу только с 3 июня 2010 года.

Средний заработок, сохраняемый за время отпуска, исчисляется в порядке, установленном ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. По общим правилам расчетным периодом считаются 12 полных календарных месяцев, предшествующих тому месяцу, в котором начинается отпуск.

Пример 
Работник уходит в отпуск с 5 мая 2010 года, расчетный период – 12 месяцев с мая 2009 года по апрель 2010 года включительно.

Впрочем, в коллективном договоре может быть предусмотрен и другой расчетный период – главное, чтобы сумма отпускных была не меньше, чем при «стандартном» варианте.

Для расчета среднего заработка нужно сделать следующее.

Во-первых, взять все суммы, которые были начислены работнику за расчетный период, и «отбросить» суммы, не принимаемые в расчет, перечисленные в Положении № 922 – отпускные, больничные, средний заработок, сохраненный за время командировок и простоев, материальную помощь и т.д.

Во-вторых, в случае, если в расчетном периоде начислялись премии, нужно также сделать некоторые уточнения, в частности;

• ежемесячные премии, начисляемые и выплачиваемые вместе с зарплатой, берутся в полном размере, 
• а вот, скажем, вознаграждение по итогам работы за год в случае, если расчетный период отработан не полностью, нужно скорректировать пропорционально отработанному времени, 
• кроме того, «годовые» премии и бонусы учитываются независимо от времени их начисления. Например, если работник пойдет в отпуск в феврале 2011 года, а вознаграждение по итогам работы за 2010 год будет начислено в марте 2011 года, при расчете отпускных годовое вознаграждение не учитывается, но уже после начисления годового «бонуса» нужно сделать доплату отпускных;

В-третьих, надо проверить, не было ли в расчетном периоде массовых повышений зарплаты, поскольку в случае, если всем работникам организации или хотя бы всем работникам отдела, цеха или иного структурного подразделения, где работает «отпускник», повышали оклады или тарифные ставки, необходимо произвести корректировку сумм, начисленных за период, предшествующий повышению, на коэффициент, равный отношению нового оклада (тарифной ставки) к старому окладу (ставке). При этом нужно учесть, что в случае, если работник получает доплаты или надбавки, величина которых зафиксирована в абсолютном размере или в диапазоне значений (например, от 10 до 20% от оклада в зависимости от каких-то условий), такие доплаты и надбавки корректировке не подлежат. А вот если доплата или надбавка установлена в фиксированном проценте – например, ровно 15% от оклада – она корректируется вместе со средним заработком.

Пример 
Оклад работника в 2009 году составлял 8000 рублей, а с 1 января 2010 года в связи с повышением окладов всем работникам организации оклад данного работника стал составлять 10 000 рублей. Работнику также полагается доплата за совмещение профессий в размере 10% и ежемесячно начисляются премии.

Предположим, начисления выглядят следующим образом:

• за май-декабрь 2009 года – 114 232,38 руб., в т.ч. отпускные за октябрь 2009 года в размере 12 152,38 руб.;
• за январь-апрель 2010 года – 58 348,49 руб., в т.ч. больничный в феврале 2010 года в размере 4605,64 руб.

Расчет сумм начислений для целей исчисления отпускных будет сделан так:
Из заработка за май-декабрь 2009 года исключаются отпускные:
114 232,38 – 12 152,38 = 102 080 руб.

Производится корректировка заработка за май-декабрь 2009 года с учетом повышения оклада с 1 января 2010 года, корректирующий коэффициент равен 10000 : 8000 = 1,25: 102 080 руб. х 1,25 = 127 600 руб.

Из заработка за январь-апрель 2010 года исключается сумма больничных:
58 348,49 – 4605,64 = 53 742,85 руб.

Полученные суммы складываются:
127 600 + 53 742,85 = 181 342,85 руб.

Именно эта сумма будет приниматься далее в числителе при расчете среднедневного заработка.

В-четвертых, когда сумма начислений, принимаемых в расчет среднего заработка, определена, нужно посчитать количество календарных дней расчетного периода, на которые нужно делить сумму начислений.

Чтобы определить величину среднего дневного заработка и сумму отпускных, надо разделить сумму начислений за расчетный период (с учетом необходимых корректировок) на количество календарных дней, принимаемых к расчету за расчетный период – получится среднедневной заработок – и умножить полученный результат на количество календарных дней отпуска. При выплате отпускных нужно не забыть, что отпускные облагаются НДФЛ в общеустановленном порядке.