Чем доказать осмотрительность в выборе контрагента

Регламент работы с контрагентами. В этом документе стоит описать процедуру выбора поставщиков, перечислить сотрудников, наделенных правом контактировать с ними, порядок ведения реестра контрагентов, а также перечень документов, в обязательном порядке запрашиваемых для проверки их добросовестности.

Документы, подтверждающие реальность поставщика. Доказательствами того, что контрагент – реально действующее юридическое лицо, могут послужить: копии свидетельства о государственной регистрации, учредительных документов, выписка из ЕГРЮЛ, а также основные формы бухгалтерской отчетности.

Справка о «добропорядочности». Идеально, если удастся раздобыть документы, подтверждающие надлежащее исполнение поставщиком своих налоговых обязанностей. Например, справку из налогового органа об отсутствии задолженности перед бюджетом или копии налоговых деклараций.

Доказательства полномочий генерального директора. Чтобы удостовериться в том, что все бумаги, представленные контрагентом, подписаны действующим генеральным директором, имеет смысл запросить заверенную копию решения учредителей о его назначении на должность или иной документ, на основании которого он работает.

Подтверждение права подписи представителя контрагента. Когда договор или первичные документы подписаны не генеральным директором поставщика, а неким другим лицом, необходимо получить копию доверенности на подписание документов, оформленную на его имя.

Материалы, которые не оставят сомнений в реальности хозяйственной операции. Оправданно будет помимо «первички» подготовить еще и дополнительные материалы. Например, деловую переписку между компанией и контрагентом, визитки, записи о посетителях (если есть пропускная система), отчеты сотрудников о результатах переговоров с поставщиками и др.