Куда впустую уходят деньги компании, или Финансовые дыры - тайные и неявные

То есть желание владельца бизнеса получить максимальную прибыль не жадность, а прямо-таки прямая обязанность.

Понятно, что для увеличения этой самой прибыли надо или доходы увеличить, или расходы уменьшить. Вот, собственно, последние 20 лет я тем и занимаюсь, что помогаю разным хорошим людям расходы уменьшать. Ну жалко же, когда деньги бездарно теряются.
Ниже - несколько примеров незаметных финансовых дыр.

Человеческий фактор

Слышали фразу "Так программа считает" как аналог фразы "Значит все правильно"?

Поверили? Если да, то зря. Какая бы замечательная программа ни была, человеческий фактор никто не отменял.
Один из моих любимых клиентов позвал меня со словами: "Глянь, пожалуйста: я в этом ничего не понимаю, но есть внутреннее ощущение, что мы налоги переплачиваем". Ощущение бизнесмена не подвело.

Есть программа "Торговля" (в которой работают менеджеры) и есть "Бухгалтерия" (за которую отвечает главбух). В начале каждого месяца происходит выгрузка из первой во вторую. Все бы хорошо, но уже после выгрузки менеджеры начинают вносить изменения. Логика их понятна: "По первому счету клиенту все поставить не сможем, сейчас переплату учтем в следующем счете, чтобы деньги не возвращать". И делают. А выгрузка уже прошла… А программа - логична. Результат - переплатили государству более 500 000 рублей.

Вторая история на эту же тему. Главбух выключил проводку, а включить забыл. Результат - переплата НДС более 4 000 000 рублей.

Хорошо, что, как в первом, так и во втором случае, эти деньги можно вернуть. Но по-умному. Ибо далее эта дыра может трансформироваться в другую, а именно:

Приход проверяющих

Так вот, если, найдя ошибки, указанные выше, вы, в соответствии с действующим законодательством, просто сдадите 8 уточненных деклараций, по которым вы переплатили государству 4 500 000, а теперь попросите эти суммы вернуть (зачесть в счет будущих платежей), государство обидится. И, с большой долей вероятности, решит посредством своих фискальных органов посмотреть, что вы за компания такая.
А каждая выездная проверка это, как минимум, время ваших сотрудников, потраченное на общение с проверяющими, которое стоит денег. А скорее всего, еще будут выявлены недоимки, начислены пени и штрафы. Оно вам надо?

Приход проверяющих можно провоцировать разными способами. Например, резким уменьшением налоговой нагрузки.

История из моей практики. Компания (на бумаге) создала еще один вид деятельности (убыточный). Понятно, что для оптимизации налогообложения. Получила вызов в ИФНС для дачи пояснений на тему "С чем связано столь резкое уменьшение налога на прибыль?" и сильно задумалась - что же писать. 
Отсутствие деловой цели - очень сильно расширяет предыдущую дыру. Ведь прежде чем сделать нечто, уменьшающее (даже потенциально) налоговую нагрузку вашей компании, надо четко прописать, зачем вы это делаете. Налоговая выгода не может являться самостоятельной деловой целью (вспоминаем Постановление ВАС РФ от 12.10.2006 года № 53).

Вот если у вас была деловая цель, просчитанный бизнес-план был ("Да, пожалуйста, вот он тут в папочке подшит"), и вы старались как могли, но не получилось… Тут уж убытки - ваша беда, а не вина.

И вам плохо, и государство денег не досчиталось, но что ж поделать… Вот как-то так мои клиенты, обложившись бумагами, и доказали свою добросовестность.

Потеря потенциальной прибыли

Есть вид финансовых дыр, очень сложный для обнаружения. Он связан не с потерей «живых» денег, как в предыдущих случаях, а с потерей потенциально возможной прибыли. Так, когда есть несколько направлений бизнеса и определенное количество ресурсов, возникает вопрос: стоит ли развивать все направления или остановиться только на каком-то одном.

Для ответа на данный вопрос необходимо посчитать рентабельность каждого из направлений. Как известно, рентабельность продаж - это отношение прибыли к выручке, а прибыль - это доходы минус расходы. Если посмотреть доходы по каждому из направлений не составляет труда, то с расходами все намного сложнее.
Есть прямые расходы, относящиеся непосредственно к каждой единице продукции или каждому конкретному товару. Так в торговле к прямым расходам будет относиться покупная стоимость товаров. И будут все остальные расходы, которые к конкретному товару или каждой единице продукции отнести не получается. Зарплата персонала, налоги, аренда, расходы на содержание офиса и многие, многие другие. Эти косвенные (накладные) расходы надо как-то распределить. Вопрос в том, как это сделать.

Принцип распределения косвенных расходов между различными направлениями бизнеса (различными продуктами, товарами и т.д. и т.п.) - это, на мой взгляд, краеугольный камень управленческого учета (УУ).

Суть в том, что не найдя правильной базы для распределения каждого вида косвенных расходов, их нельзя адекватно распределить между разными направлениями бизнеса и нельзя понять, чем выгоднее заниматься; какое направление более рентабельно, на чем имеет смысл сосредоточить усилия.

При этом в зависимости от выбранного способа разнесения косвенных расходов каждое направление может оказаться как наиболее, так и наименее рентабельным. А посему, отнестись к данному вопросу надо серьезно.

Случай из практики. У моего клиента УУ ограничивался учетом денежных потоков (cash flow). Безусловно, очень важно знать, откуда пришли деньги и куда они ушли, но для принятия управленческих решений этого недостаточно.

У клиента торговая компания. Торгует двумя видами товаров, один из который объемный и легкий, а другой - более компактный и тяжелый (подробнее о товарах написать не могу, т.к. конфиденциальность превыше всего, а мир тесен). Весь товар поставляется фурами из Европы. Фуры принадлежат клиенту, и в них собираются товары обоих видов. Очевидно, что основной статьей накладных расходов в его случае являются расходы на транспортировку.

Я предложила делить их пропорционально занимаемому объему, так как грузоподъемность фур позволяет целиком заполнить фуру как одним, так и другим товаром. Владелец бизнеса со мной согласился. Посчитали. Прослезились. Рентабельность продаж легкого товара оказалась в разы ниже. Было принято решение сосредоточить усилия на продвижении второго товара, благо возможности для расширения рынка сбыта есть.