Системы автоматизации бюджетирования предприятий

1.1. Система бюджетирования как модель компании

Автоматизированная система бюджетирования (АСБ) представляет собой компьютерную финансовую модель компании в виде взаимосвязанных бюджетов - производства, инвестиций, продаж, закупок и т.д. Эта модель позволяет не только планировать потоки средств по каждому центру финансовой ответственности, и сравнивать их с фактическими данными, но и анализировать, как текущие и будущие изменения показателей отразятся на финансовом состоянии компании. В подобном моделировании должны принимать участие как финансовый директор, так и все остальные сотрудники, занимающиеся составлением и исполнением бюджета. Для контроля и анализа в АСБ поступают данные из других корпоративных информационных систем. Поэтому любая АСБ должна состоять из следующих функциональных блоков:

1. 1. Система бюджетов.
2. 2. Средства для работы с системой бюджетов (дополнительные функции, редактор отчетов).
3. 3. Средства для организации коллективной работы.
4. 4. Средства для импорта (перевода) данных из одной учетной системы в другую.

В качестве простейшей и наиболее дешевой АСБ часто используется программа Microsoft Excel. Она прекрасно знакома всем финансистам и позволяет вводить любые формулы и строить практически любые взаимосвязи и прогнозы. Кроме того, в эту программу можно импортировать информацию из большинства учетных систем, а также текстовые файлы, что облегчает ввод данных.

Вместе с тем, у бюджетирования на основе Excel есть и серьезные недостатки. В этой системе сложно коллективно работать, даже два сотрудника не могут одновременно пользоваться одним файлом. Также невозможно составлять несколько вариантов бюджета: для каждого нового варианта приходится заводить свой файл, что приводит к путанице и чрезмерной нагрузке на сервер. Консолидировать данные нужно вручную, что вызывает большое количество ошибок и несоответствий. Кроме того, практически не разграничиваются уровни доступа к данным (нет гибкого уровня доступа к данным), то есть все данные доступны всем пользователям, тогда как на практике некоторые данные должны быть доступны только топ-менеджменту; функции защиты данных от исправлений также отсутствуют.

Наконец, у системы низкая производительность: например, при редактировании бюджета, составленного на 3 года по десяти ЦФУ с разбивкой по месяцам, придется не только открывать все документы, с которыми связан бюджет, но и очень долго пересчитывать все данные после внесения каждого изменения. Прогнозирование при большом массиве данных в этой системе также затруднено.

Тем не менее, Excel до сих пор является любимым инструментом бюджетирования на большинстве российских предприятий. В середине 90-х годов автор принимал участие в создании системы бюджетирования для одной из крупнейших российских нефтяных компаний именно на основе Excel, причем там наблюдались все вышеназванные проблемы. Поэтому со временем эта компания перешла на бюджетирование с использованием одной из специализированных программ, о которых речь пойдет ниже. Впрочем, небольшие предприятия, где незначительное количество центров ответственности, вполне могут использовать Excel в качестве программного средства для бюджетирования.

1.2. Специализированные системы бюджетирования

Как правило, в любой успешно развивающейся компании наступает момент, когда средств Excel уже не хватает для эффективного бюджетирования, и приходится задумываться о приобретении специализированной системы. В России сейчас представлены более десятка АСБ как отечественных, так и иностранных производителей. Все они различаются между собой функциональными особенностями, а также стоимостью внедрения и масштабом предприятий, на которых они могут работать.

В последние годы все больше российских компаний предлагает свои системы бюджетирования. Они обычно отличаются более низкой ценой и лучшей интерированностью с другими российскими пакетами. Например, стоимость внедрения системы бюджетирования питерской компании "Инталев" начинается от 12-15 тысяч долларов США, кроме того, она отлично интегрирована. с самой популярной отечественной бухгалтерской системой "1С". Появляются и российские системы "привязанные" к западным ERP, в том числе самым современным. Например, можно отметить систему ALVA компании Руссо-МС, созданную, прежде всего, для работы с ERP Navision. Цена системы бюджетирования ALVA - около 30000 долларов США.

В то же время средним предприятиям с разветвленной территориальной структурой или большим количеством центров ответственности, а также крупным компаниям лучше использовать более надежные и дорогие западные системы. В рамках данной статьи мы остановимся на пяти западных автоматизированных системах бюджетирования, которые находятся приблизительно в одной ценовой нише, рассчитаны на предприятия среднего и крупного бизнеса и хорошо известны автору (имеется личный опыт участия в проектах по их внедрению):

• Oracle Financial Analyzer (OFA)
• Hyperion Pillar
• Adaytum e.Planning
• EPS Prophix Budgets и EPS Prophix Enterprise
• Comshare MPC

1.2.1. Oracle Financial Analyzer (OFA)

Достоинства. OFA является самым многофункциональным инструментом моделирования бюджетов. Эта система позволяет применять формулы любой степени сложности, и проводить многомерный анализ данных в любом разрезе (например, анализ доходности компании за 2 квартал 2002 года по каждому продукту с разбивкой по дилерам региона).

В системе OFA могут работать сотрудники, находящиеся в различных городах, что очень важно для компаний с множеством филиалов. Правда, для этого необходимо установить в каждом филиале свой сервер, через который будут передаваться данные.

Личный опыт. Алексей Чудопал начальник отдела АФХД ОАО "Красноярскэнерго", г. Красноярск

За время разработки и внедрения бюджетов основного и вспомогательного производства мы протестировали около десятка систем бюджетирования, но в конце концов остановились на OFA. У нас больше 20 филиалов, и каждый из них представляет порядка 28 отчетов, поэтому наиболее важным показателем для нее была быстрая работа системы и возможность загрузки в нее данных из программы Excel. На наш взгляд, это позволяет сделать только OFA.

В системе есть гибкий контроль доступа к данным. Например, можно настроить программу таким образом, что руководитель будет видеть только агрегированные показатели по подразделениям, а подчиненный - только свои показатели и показатели в целом по компании. Возможно, также разделять финансовую модель на подмодели по подразделениям.

Недостатки. Интерфейс программы не очень нагляден, поэтому работа в OFA требует сложной и дорогостоящей настройки. Кроме того, система не полностью переведена на русский язык - практически весь раздел помощи доступен только в английском варианте.

В OFA не развиты средства документирования модели, то есть разработанную модель сложно описать с помощью встроенных инструментов - например, получить условную схему модели в виде рисунка или таблицы. Это серьезная проблема, которая встает особенно остро при смене персонала: если в компании нет аналитика, который занимается описанием всех моделей, объяснить новому сотруднику подробности вашей бюджетной инфраструктуры будет трудно.

Наконец, в OFA полностью отсутствуют встроенные средства, позволяющие вести документооборот. Учитывая, что система рассчитана на большое количество пользователей, из-за этого сразу появляются определенные трудности: например, начав работать с бюджетом, вы не знаете, внес ли туда свои данные тот или иной отдел. Поэтому для организации коллективной работы необходимо использовать дополнительное программное обеспечение. Причем простыми MS Outlook или Lotus Notes тут не обойтись; придется ставить специализированную систему документооборота, например Documentum.

Вывод. OFA - очень мощная и функциональная система, подходит для компаний, у которых сложная взаимосвязь между бюджетами. Но для обслуживания этой системы и грамотной работы в ней понадобятся сильная IT-служба и штатные аналитики.

1.2.2. Hyperion Pillar

Это первая западная система бюджетирования, появившаяся на российском рынке.

Достоинства. Программа достаточно проста, легка в освоении, обладает наглядным интерфейсом и русифицирована. Система имеет хороший инструментарий для создания различных отчетов и гибкую структуру документооборота - бюджеты можно составлять "сверху вниз", "снизу вверх" и по смешанным схемам.

Недостатки. Однако реализовывать сложные задачи в Hyperion трудоемко из-за наличия некоторых ограничений. Например, число уровней аналитики (степеней детализации информации) в модели не может превышать 12. На первый взгляд, этого более чем достаточно, но на практике при работе с этой системой часто обнаруживается, что все уровни аналитики уже использованы.

Пример:

Компания переходит от проектной системы планирования к планированию по регионам. Это означает, что необходимо менять всю аналитику. При этом возникает необходимость переделать все отчеты, которые были созданы с использованием старой аналитики. Для безошибочного решения этой проблемы необходимо привлекать программистов.

Пример:

Из-за технологических особенностей производительность системы невысока - когда с файлом работает несколько человек одновременно, процесс замедляется. Кроме того, этот продукт довольно сложно интегрировать с другими базами данных.

Еще один недостаток связан с планированием: планировать в Hyperion можно только по месяцам, а по неделям или декадам - нет. Встроенные средства документирования моделей отсутствуют, как и в Oracle.

Личный опыт. Геннадий Волегов заместитель генерального директора филиала "Ватойл" ЗАО "ЛУКойл-Пермь" по экономике и финансам:

Многие проблемы, возникающие при использовании Hyperion Pillar, как мне кажется, решаемы. Установку недельных и декадных сроков планирования мы просто включили в техзадание, когда проектировали систему бюджетирования и теперь мы можем планировать и понедельно и подекадно. К сожалению, бывают задержки в работе системы, и почти на час - но только при расчете больших объемов информации (у нас в системе 12 рабочих мест). Данные в систему перебрасываются не напрямую - для переноса информации из нашей корпоративной учетной системы Platinum в Hyperion используется MS Excel (возможности Platinum позволяют выгружать данные в формате Excel, а Hyperion может загружать информацию из файлов Excel, а вот напрямую передать данные из Platinum в Hyperion нельзя).

Вывод Хорошая система для предприятий, в которых не очень сложная финансовая структура и финансовая модель. Так как освоить Hyperion очень просто, эта система идеально подходит тем компаниям, где сотрудники негативно реагируют на изменения или у них недостаточно времени на обучение.

1.2.3. Adaytum e.Planning

Достоинства. В этой системе хорошо организовано ведение документооборота: схемы движения документов и регламенты работы можно просто рисовать с помощью мышки. Созданную модель, как и в OFA, можно разделить на подмодели по определенному классу аналитических уровней (например, по ЦФО, по затратам и т.д.), что хорошо для больших предприятий. Очень удобно контролировать исполнение бюджета - в столбцах отражаются плановые и фактические значениями показателей, и темпы их изменения. И сама программа, и раздел "Помощь" русифицированы.

Недостатки. Во-первых, производительность системы несколько ниже, чем, например, у OFA. Во-вторых, с помощью стандартных средств, имеющихся у системы, можно просмотреть либо суммарные значения, либо полностью детализованные. То есть вам доступны либо данные по дебету в целом по нефтяной компании, либо данные по дебету по скважине "Петровская", а данные по дебету по нефтегазодобывающему управлению (НГДУ) "Петровское плюс", в которое входит несколько скважин, посмотреть невозможно. Создание такого отчета "вручную" у опытного специалиста займет не так уж много времени - примерно один час. Однако при любом изменении одной из использованных аналитик (например, скважину причислят к другому НГДУ), придется так же вручную переделывать все отчеты, в которые входили данные по этой аналитике, или же тратить ресурсы ИТ-службы на перепрограммирование.

Личный опыт. Александр Петренко, заместитель финансового директора, начальник финансового отдела ЗАО "Лаверна СПб", Санкт-Петербург:

Для нас при выборе системы бюджетирования самым важным ее качеством была возможность удаленной работы с филиалами в Екатеринбурге, Москве, Новосибирске и Самаре. Adaytum решает эти проблемы - наши филиалы подгружают данные в систему через Internet Explorer.

Стандартные отчеты Adaytum мы не используем, так как гораздо удобнее составлять их в Excel. Правда, мы не используем приложение Adaytum Reporter, позволяющее готовить дополнительные отчеты- вполне возможно, что он обладает большей функциональностью, чем стандартный Analyst.

На мой взгляд, основная проблема Adaytum связана с модулем Contributor (модуль, отвечающий за работу с оперативными данными). Это приложение имеет ряд существенных ограничений: проблемы с русификацией, нет возможности вводить комментарии к ячейкам, неудобство настроек. Но в целом системой мы довольны.

Вывод Эта система подойдет предприятиям, в которых самое важное - организация коллективной работы (с участием различных, в том числе удаленных подразделений) над бюджетом.

1.2.4. EPS Prophix Budgets и EPS Prophix Enterprise

Различие между двумя системами EPS Prophix заключается в том, что Enterprise предназначен для большего количества пользователей и содержит немного больше функций. В целом же они практически одинаковы, поэтому в рамках данной статьи автор рассматривает их вместе.

Достоинства. Обе системы легки для освоения, их отвечает простой и удобный интерфейс. Можно посмотреть не только результаты, но и с помощью какой формулы они были получены (как и в Excel, подведя указатель мыши к цифре). В системе есть удобные инструменты для поиска информации (они называются Data Mining) - щелкнув по показателю, вы можете перейти на следующий уровень и просмотреть, из какого отчета взяты данные.

Недостатки. Возможности собственно построения моделей ограничены. Так, нельзя сослаться на данные из будущего периода. Это означает, что вы не сможете привязать закупки материалов в феврале, скажем, к планам производства в марте. Для сложных моделей такие ограничения становятся настоящей проблемой, в результате часть данных приходится "перебивать" вручную.

Личный опыт. Евгений Прохоров, финансовый директор компании "Беркут" ("Беркут" является управляющей компанией МК "Уралхиммаш"), Екатеринбург:

Выбор системы делался на основе "цена+качество+доступность". Кроме того, для нас была важна простота в эксплуатации и настройке. По поводу Prophix я бы сказал, что "средний" пользователь ПК может просто сесть и начать формировать отчеты и заносить данные. Уровень детализации отчетов меня вполне устраивает. Единственная проблема, с которой пришлось столкнуться - это сложности с увязкой системы с бухгалтерской программой. Но с моей точки зрения, проблема заключается не в самом Prophix, а просто в том, что у нас разный с экономической точки зрения подход к бюджетным и бухгалтерским данным.

Вывод. Эта программа подойдет предприятиям, у которых нет необходимости создавать сложные финансовые модели.

1.2.5. Comshare MPC

Достоинства. Этот продукт выделяется богатыми возможностями для создания отчетов - к услугам пользователя множество графиков и таблиц. Система очень наглядна - в ней можно задать цветовое выделение отклонений значений от заданных. Например, отклонение на 10% будет выделено розовым, на 15% - зеленым, а на 20% - ярко-красным. При работе с многостраничными консолидированными отчетами это особенно удобно - вы можете обращать внимание только на проблемные показатели. Это касается и показателей, которые вычисляются по формулам, например, оборачиваемости или ликвидности. Кроме того, система позволяет строить довольно сложные модели, и корректно работать с удаленными филиалами.

Недостатки. Comshare устроен не совсем обычно: он состоит из большого числа отдельных модулей, то есть чтобы, например, посчитать оборачиваемость активов, вам придется запустить первый модуль, в котором нужно нарисовать схему движения активов, затем во втором модуле составить формулу, в третьем - создать отчет и т.д. Через несколько часов работы такая последовательность действий может вызывать раздражение.

Личный опыт. Александр Субботин, директор по экономике Соликамского магниевого завода:

Использование системы Comshare MPC удаленными пользователями позволяет своевременно консолидировать финансовые и количественные данные по предприятию, несмотря на его разветвленную структуру. А визуализация данных очень удобна для топ-менеджмента: решения принимаются быстрее и эффективнее.

Вывод Эта система подойдет предприятиям, которым важны подробные и хорошо оформленные отчеты, и которые готовы не экономить на труде работников ИТ-службы и внедренцев.

1.3. Как упростить процесс выбора системы

При выборе АСБ следует учитывать, какая корпоративная информационная система установлена на вашем предприятии. Дело в том, что специализированные АСБ производят многие разработчики, и они наилучшим образом интегрируются с их же корпоративными пакетами. Например, если у вас установлена ERP-система Oracle Applications, то в качестве модуля бюджетирования лучше всего подойдет Oracle Financial Analyzer (OFA). А для SAP/R3 идеальным решением для бюджетирования будет mySAP Financials или же Business Planning&Simulation. Пользователи "1С" часто отдают предпочтение продуктам, выпускаемым фирмами "Инталев", "Рарус" и некоторыми другими партнёрами 1С, так как они специально разработаны для совместной установки с "1С".

Личный опыт. Игорь Миронов, финансовый менеджер ООО "Калужская пивоваренная компания" и ООО "ТрансМарк", SABMiller:

У нас на предприятии установлена ERP-система SAP R/3, а сейчас происходит "обкатка" финансового модуля Fund Management (FM) этой системы, с помощью которого мы автоматизируем систему бюджетирования. Конечно, встречаются ошибки, но они связаны больше с человеческим фактором. SAP R/3 - это система, которая требует, что называется, немецкой пунктуальности, а пока сотрудники не научились этому, приходится сверять данные финансового модуля с данными, поступающими из других источников.

Пока система внедрена только в московском отделении и в Калуге. Региональных дилеров подключать сложнее, поэтому эта работа планируется на несколько ближайших лет. Пока информация от них идет в файлах Excel (раньше все бюджетирование в компании велось в этой программе), а контроль и прогнозирование происходит в Москве.

1.4. Взвешенный подход

Несмотря на то что полностью совершенных пакетов не существует, всегда можно подобрать программу, наиболее подходящую именно вам. Однако необходимо помнить: чтобы деньги, израсходованные на внедрение АСБ, окупились, нужно не только приобрести и установить систему, но и предварительно составить адекватную задачам предприятия структуру бюджетов, написать регламенты работы с ней, и связать систему бюджетирования с уже существующими учетными системами. Это - серьезная работа, которая в большинстве случаев требует привлечения профессиональных консультантов.

Олег Краснов, дистрибуторская компания, г. Москва:

При внедрении OFA наши консультанты в первую очередь составили "Положение о бюджетном управлении компании". В нем были описаны цели и задачи системы бюджетного управления, положение о Бюджетном Комитете, управленческая учетная политика, определены целевые показатели компании, сформирована финансовая структура, разработана подробная структура бюджетов, а также определены сроки планирования. Кроме того, они же разработали порядок подготовки и утверждения, уточнения и корректировки, контроля и анализа исполнения бюджетов компании, а также указали допустимые расхождения при исполнении бюджетов и ответственность за сверхнормативное расхождение между фактическим и плановым бюджетами подразделений.

В ходе проекта было подробно описано положение о финансовом анализе хозяйственной деятельности компании (вертикальный и горизонтальный анализ финансовых вопросов, анализ безубыточности компании, финансовые коэффициенты рентабельности, ликвидности, эффективности управления, анализ чувствительности) и приведен альбом бюджетных форм, которые впоследствии стали основой для построения финансовой модели, реализованной в OFA. Без всей этой работы внедрение АСБ ничего бы не дало.

Другой важный момент заключается в том, что внедрение АСБ, как и любой другой информационной системы, необходимо рассматривать как инвестиционный проект с соответствующими потоками доходов и расходов. А, как известно, для того, чтобы инвестиционный проект был принят, выгода от внедрения системы должна быть выше, чем стоимость внедрения. Поэтому чем больше размер предприятия, чем сложнее его структура, тем полезнее для него будет АСБ. А небольшой организации с несложными финансовой структурой и с несколькими (а чаще - одним) центрами ответственности вполне достаточно и MS Excel.

Но следует понимать, что в любом случае, автоматизированная система бюджетирования не заменит специалистов и менеджеров, принимающих решения, и ждать чудес от нее не стоит. Задача АСБ - создать общую понятийную и информационную среду, благодаря которой управленческие решения будут приниматься быстрее, спокойнее и точнее.